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檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網(wǎng)絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。
3、應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。
參考：
高校學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理研究
文 摘 高校本科教育事業(yè)的發(fā)展，學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工作也要按照本科教學規(guī)律的要求，實現(xiàn)檔案信息化網(wǎng)絡管理。近幾年來，高校學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工作雖然有了進步，但在檔案信息化網(wǎng)絡管理方面存在許多急需解決的問題。主要表現(xiàn)在：一是學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種事后行為，容易被人們所忽視。二是學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種無形勞動，容易不被人們所重視。三是學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種常規(guī)性工作，容易被其他行政事務所取代。針對這些問題，提出加強學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理所應采取的若干措施。主要包括：一是要提高對本科層次系級教學檔案信息化網(wǎng)絡管理的正確認識；二是要按本科教學環(huán)節(jié)的不同要求做好系級教學檔案收集、整理和歸檔工作；三是要提高系級檔案信息化網(wǎng)絡管理人員的綜合素質；四是要按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立系級教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化服務網(wǎng)絡；五是根據(jù)教學檔案信息化網(wǎng)絡管理要求，建立系級教學檔案資料索引的標準化和自動化；六是部門領導要重視和關心系級檔案信息化網(wǎng)絡管理工作，提高本部門教學檔案信息化網(wǎng)絡管理水平。這樣做，有利于按本科教學規(guī)律的要求做好辦公室檔案信息化網(wǎng)絡管理工作，有利于更好地維護本科教學管理秩序，有利于提高本科教學管理效率和服務質量。
關鍵詞 檔案信息化網(wǎng)絡管理 教學規(guī)律 信息化建設 管理效率 服務質量
隨著高校本科辦學層次的不斷擴大，學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工作也要按照本科教學規(guī)律的要求，實現(xiàn)檔案信息化網(wǎng)絡管理。近幾年來，高校本科層次學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工作雖然有了明顯進步，但在檔案信息化網(wǎng)絡管理方面還存在許多急需解決的問題。如學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種事后行為，容易被人們所忽視；學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種無形勞動，容易不被人們所重
視；學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種常規(guī)性工作，容易被其他行政事務所取代。如果不注意解決
這些問題，就有可能影響本科教學管理質量和學校教育事業(yè)的發(fā)展。為此，我們要加強對系
級辦公室檔案信息化網(wǎng)絡管理研究。這樣做，有利于按本科教學規(guī)律做好學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工
作，有利于更好地維護本科教學管理新秩序，更有利于提高高校本科層次教學管理水平和服
務質量。
1.正確認識學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理的重要性
在市場經(jīng)濟條件下，正確認識學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理建設的重要性，不僅是市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求，而且也是為了適應經(jīng)濟全球化對高校教學管理的挑戰(zhàn)。概括起來主要有三個需要。
1.1它是遵循高校本科教學管理規(guī)律的需要
任何事物在其運動和發(fā)展過程中，都有其規(guī)律性可循，本科高校教學管理也同樣具有其規(guī)律性需要我們去認識和遵循。主要表現(xiàn)在：一是要求全面貫徹和執(zhí)行黨的教育方針，具體探索和實踐符合時代發(fā)展的教育思想和理念。二是要堅持正確的人才培養(yǎng)方向，造就適應新世紀新階段需要、富有時代特征和創(chuàng)新精神的社會主義建設者和接班人。三是要求不斷加強教師隊伍建設，促進教學與科研協(xié)調發(fā)展。四是要求正確實施有效的教學管理，把教學管理工作作為經(jīng)常性的中心工作，在各個方面都要實現(xiàn)管理。根據(jù)高校本科教學管理規(guī)律的這些要求，加強學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理研究和建設，是一項重要的基礎性工作，必須引起我們高度重視。
1.2它是維護高校本科教學秩序的需要
根據(jù)本科教學管理規(guī)律的要求，必須把教學改革作為高校各項改革的核心，把提高教學質量作為首要任務。一是要研究教學管理規(guī)律，改進教學管理工作，提高教學管理水平。二是建立穩(wěn)定的教學秩序，保證教學工作正常運行。三是加強教學基本建設，創(chuàng)造良好的教學環(huán)境。四是研究并組織實施教學改革，把教學改革成果滲透到人才培養(yǎng)模式中去。五是努力調動師生教與學的積極性，提高質量意識，增強教學的有效性。但是，這些要求都離不開學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理的支持作用。
1.3它是提高高校本科教學管理效率的需要
在教學管理上，?？婆c本科的區(qū)別主要表現(xiàn)在協(xié)調管理的方式上。從全日制普通?？聘咝？矗瑢？平虒W管理以剛性為主，突出規(guī)范性、但缺乏彈性和宏觀管理理念。例如，教學中的各個環(huán)節(jié)的任務基本上都由學校教務部門全部承包，教務部門非常辛苦，而系部卻沒有相應的教學管理權，職責不明確，容易引起工作上的矛盾和誤解；從全日制普通本科高?？?，本科教學管理以剛柔兼容為特點，突出以人為本，建立了校系兩級動態(tài)管理機制。在教學中的各個環(huán)節(jié)，實行分解管理和目標管理責任制，有分工有合作，形成權責明確的管理體制。這種特點決定了我們在本科教學管理過程中，更需要學籍實行檔案信息化網(wǎng)絡管理，才能提高對本科教學環(huán)節(jié)管理、日常教學管理、學籍管理、教學質量管理等全過程教學管理的效率。
1.4它是強化高校本科教學管理信息化的需要
在21世紀這個新的時代里，信息化已成為社會發(fā)展的三大支柱（信息、能源、材料）之一。信息資源成為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息產(chǎn)業(yè)是經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略產(chǎn)業(yè)，信息技術是當今新興的生產(chǎn)力，這些信息的產(chǎn)業(yè)化、經(jīng)濟化和社會化的多層次更遞與轉換的基本特點，客觀上要求高校在科研成果、人才聘用、過程管理、政策法規(guī)實施、專業(yè)建設與發(fā)展動態(tài)等方面，必須重視本科層次學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化研究。因為，高校不僅是信息的源頭和集散地，而且也是最大信息用戶群和信息價值的實踐者。隨著本科教學管理信息的普遍化和高度化，原有的管理方式正在發(fā)生變化，這就決定了高校整個教學管理過程都需要大量的信息才能做出準確的預測和決策，才能使管理者在教學管理中實行科學決策。正因為如此，管理信息化在學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理活動中，具有舉足輕重的地位。
2.客觀分析學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理面臨的問題
近幾年來，我國高校在學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理方面雖然取得了顯著成績，但由于市場經(jīng)濟尚處在初級階段，決定了我國高校在學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理建設方面還處在不成熟、不完善階段，而且面臨著許多急需解決的困難和問題。突出表現(xiàn)在：
在教學檔案信息化網(wǎng)絡管理行為方面，最突出的問題表現(xiàn)在：一是學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種事后行為，容易被人們所忽視。由于學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理涉及到教學、科研、學生、對外聯(lián)系等多種文獻資料，是為了實現(xiàn)某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現(xiàn)以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失，這種情況在許多高校中不同程度地存在著。二是學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種無形勞動，容易不被人們所重視。由于學籍不是職能部門，是一種為教學科研和學生服務的管理行為，其檔案信息化網(wǎng)絡管理也成為一種無形勞動，難以用固定形式加以評估，因此人們認為學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理很輕松，誰都可以去做，這就導致了在用人上的隨意性，進而影響了學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理水平和效率的提高。三是學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理是一種常規(guī)性工作，容易被其他行政事務所取代。由于機構設置方面的原因，教學院系機構一般都沒有把辦公室行政工作和檔案信息化網(wǎng)絡管理工作分開來，有的學籍雖然有專職資料員，但由于同在一個辦公室系統(tǒng)工作，其職責也經(jīng)常混淆，常常被其他行政事務所取代，難以全心投入檔案信息化網(wǎng)絡管理工作。因此，學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理經(jīng)常處于不規(guī)范的無序狀態(tài)。
在教學檔案信息化網(wǎng)絡管理手段方面，最突出的問題表現(xiàn)在管理手段上缺乏科學性。按照辦公自動化、管理科學化的要求，在教學檔案信息化網(wǎng)絡管理方面應當采取現(xiàn)代化手段，而目前有些高校在教學檔案信息化網(wǎng)絡管理方面仍實行原始的手工勞動方式，特別是在編制目錄索引的方法上，還沒有很好地通過計算機這種現(xiàn)代化手段進行編制《檔案目錄索引》，在很大程度上影響了學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理效率。在學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理中，《檔案目錄索引》非常重要，因為它具有清晰、易查、使用方便等優(yōu)點。如果忽視《檔案目錄索引》的編制，在檔案信息化網(wǎng)絡管理上就會帶來許多不方便。如以學生檔案為例，目前學生學籍檔案材料不統(tǒng)一，而且是散頁的，有些材料甚至是缺損的，查找起來就比較麻煩，需要把全系所有的歷屆學生的學籍款目全都要瀏覽一遍，挑出相關款目，這樣做既費時又費力，影響工作效率。因此，要采取現(xiàn)代管理手段編制《檔案目錄索引》，便于查找，提高教學檔案信息化網(wǎng)絡管理檢索效率。
在教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化方面，最突出的問題表現(xiàn)在：一是高校由于長期受計劃體制的影響，缺乏市場意識、服務意識和信息意識，在一定程度上導致了信息資源開發(fā)、服務與市場需求相互脫節(jié)的現(xiàn)象。近幾年來，盡管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但從整體上看，仍然比較突出，不少部門往往只重視設施、裝備、技術的投入，很少關注管理信息化數(shù)據(jù)庫的建設，使得對信息資源的開發(fā)和利用缺乏應有的力度。二是不能完全按照市場需求來開發(fā)索引信息資源領域，開發(fā)系統(tǒng)本身缺少應有的以用戶為目標的價值尺度，更不能及時地掌握用戶的需求及其變化，使管理信息化缺乏針對性和實用性，同時也造成信息資源開發(fā)和利用過程中的盲目性和浪費性。三是不能嚴格按照時間節(jié)約規(guī)律的要求，把握信息資源開發(fā)和服務的時效性，特別是不能真正地依據(jù)現(xiàn)代科技信息網(wǎng)絡來及時、迅速、準確地開發(fā)信息資源，難以形成信息資源開發(fā)和服務功能的多元化、信息產(chǎn)品的規(guī)?；?、組織系統(tǒng)的網(wǎng)絡化、操作手段的自動化等立體型體系，難以全面顯示管理信息化在高校管理中的應有作用。這樣，高校管理在市場經(jīng)濟日益激烈的競爭中就難以掌握管理主動權，難以獲取最新、最快、最準確的信息，如管理信息、金融投資信息、開發(fā)新產(chǎn)品信息、人才信息、技術交流信息、無形財產(chǎn)轉讓信息、政策法規(guī)信息、市場動態(tài)信息、供求狀況信息、消費趨向信息、經(jīng)濟波動信息、產(chǎn)品質量信息、競爭環(huán)境信息等。盡快解決這些問題，對于加強學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理建設，具有重要意義。
3.對加強學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理建設的若干建議
高校教學檔案是教學管理、教學實踐和教學研究等活動中直接形成的具有保存價值的教學文件材料，必須進行層次性管理，尤其是學籍有責任管理好教學檔案。為此，要做到以下幾點：
第一、要提高對本科教學與檔案信息化網(wǎng)絡管理關系的正確認識。從高校發(fā)展的實踐看，建立和完善學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理，是保障專業(yè)教學工作中心地位、促使教學工作順利開展、提高教學質量的根本保證。為了加強學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理建設，充分發(fā)揮教學檔案在教學管理過程中的積極作用，我們要按照市場經(jīng)濟的客觀要求，不斷提高加強學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理意識。長期以來，學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理的功能作用，在我國許多高校還未得到應有的重視，尤其是在一些高校學籍管理工作中，一直被領導或行政管理人員看作是行政工作的一部分，甚至被認為是可有可無的工作而擱到一邊，導致了許多較高知識價值的信息資料不能實現(xiàn)其使用價值，直接影響學科建設、專業(yè)建設、課程建設，這種無形損失是非常可惜的，應當引起我們的高度重視。
第二、按本科教學環(huán)節(jié)的不同要求做好教學檔案收集、整理和歸檔工作。本科教學有許多環(huán)節(jié)，都有資料需要收集、整理和歸檔。主要有：一是綜合教學檔案信息化網(wǎng)絡管理。綜合教學檔案分永久保管、長期保管和部分永久保管、部分長期保管。永久保管的綜合教學檔案有：教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)規(guī)格、學制等方面的指標、規(guī)定、辦法等。長期保管的綜合教學檔案：上級下達的有關教學文件材料、非學歷教育的培訓班、進修班材料、統(tǒng)計表、學生運動會材料等。部分永久保管和部分長期保管的綜合教學檔案有：學校教學計劃、實施計劃、有關教學的規(guī)章制度及會議記錄、調研報告、總結、教學調查、評估和各級優(yōu)秀教學質量評獎材料（包括評估標準、評優(yōu)匯總、評估結論等）。二是教學計劃與教學研究檔案信息化網(wǎng)絡管理。教學計劃與教學研究檔案分長期保管和短期保管。長期保管的教學計劃與教學研究檔案有：教師任課安排、教案、教師工作量核算、登記材料、教學經(jīng)驗總結、研究論文、教學改革和教學研究成果評審、獎勵材料等。短期保管的教學計劃與教學研究檔案有：課堂教學材料、教學運行表、優(yōu)秀實習報告等。三是教學檔案的預立卷。系部根據(jù)教學文件規(guī)定的要求，編制文件材料預立卷類目。部門檔案員應堅持按制度做好收發(fā)文件登記，隨時將辦理完畢的文件，按文件材料預立卷類目分類存放。學籍類文件材料以學生畢業(yè)時的年度“屆”為單位積累。綜合檔案室隨時了解、督促、檢查部門檔案員做好文件材料的積累工作。同時應把教學文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入教學管理工作程序，納入有關人員的職責范圍，做好材料的收集、整理、立卷工作，確保教學檔案的完整、準確、系統(tǒng)。四是凡是歸檔的材料，要寫明材料的作者和形成日期，應做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，有利于長久保存，對不符合要求，質量低劣，影響利用的文件應及時采取補救措施，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫。歸檔的教學文件材料，必須保證完整、準確、系統(tǒng)。五是整理組卷。要在積累的基礎上按檔案材料類型分別組卷。原則上相同內容的文件材料組成一卷便于利用，同一內容的文件材料數(shù)量多時可分別組成若干卷。注意分清年度，不可混年立卷。卷內密不可分的文件材料按正件在前，附件在后。印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后的要求排列。同時，還要擬定案卷標題。
第三、要提高學籍兼職檔案信息化網(wǎng)絡管理人員的綜合素質。目前，許多高校學籍沒有專職檔案信息化網(wǎng)絡管理人員，一般都是由行政人員來承擔兼職檔案信息化網(wǎng)絡管理員，他們中絕大多數(shù)沒有經(jīng)過專門培訓，檔案信息化網(wǎng)絡管理水平不高。因此。需要通過多種途徑對他們進行專門培訓，不斷提高他們的綜合素質。根據(jù)檔案信息化網(wǎng)絡管理的要求，確定兼職檔案工作人員的職責：一是要認真學習、執(zhí)行檔案工作的政策法規(guī)，加強業(yè)務學習，增強工作責任性。二是堅持平時分類預立卷歸檔工作，每年初根據(jù)文件材料歸檔范圍將本部門形成的不同內容與載體的文件材料，預立卷類目并編號，并便平時歸卷時對號入座，方便查找利用。三是負責本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)，反映本部門工作情況，維護本部門的歷史真實面貌。四是應按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時做好文件的收發(fā)、登記、工作，文件的借閱要嚴格實行登記、清退手續(xù)，如遇文件短缺，承辦手續(xù)不完備，不符合要求等情況，應補辦齊全、及時收集，以保證文件的完整確切。五是做好文件的催辦工作，凡是經(jīng)承辦人員處理完畢的文件要及時收集，并檢查承辦情況是否已經(jīng)注明，搞好平時歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動接受院檔案室的業(yè)務指導、督促與檢查，提高檔案的案卷質量。同時要不斷學習檔案專業(yè)業(yè)務知識，參與學院檔案工作參評活動。調動工作時，應辦理文件材料移交接手續(xù)，并報學院綜合檔案室備案。
第四、要按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化服務網(wǎng)絡。建立教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化服務網(wǎng)絡，是為了在高校達到教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息資源共享的目的。目前，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會對信息資源的需求已逐步向濃縮化、定向化、深層化方向發(fā)展。在高校如果沒有教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化網(wǎng)絡，信息資源就不能發(fā)揮應有的作用。建立教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化服務網(wǎng)絡的意義，在于通過網(wǎng)絡可以聯(lián)結分散于各處的信息系統(tǒng)，使所有教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息資源能為需要它們的所有人共享，使得高校廣大師生能夠克服地理位置和其他時空條件的局限而更好地協(xié)調了解學校教學管理信息和各種要求。因此，教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化服務網(wǎng)絡的建立，不僅要開發(fā)定期咨詢服務、充分利用現(xiàn)代信息技術來開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢服務，而且還要充分挖掘信息資源自身的累積性、綜合性和數(shù)據(jù)性等優(yōu)勢，使現(xiàn)有的信息資源被激活、被利用，使相關信息重新得到優(yōu)化組合，發(fā)揮出優(yōu)勢效益。當前，在教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息化服務網(wǎng)絡中，特別要針對信息用戶對學科建設、管理決策、師資培養(yǎng)、學術研究、學生就業(yè)和綜合性論證等方面的信息需求狀況，要及時地調整信息開發(fā)服務項目，及時地調整供求結構，增強綜合開發(fā)信息資源的能力，為用戶提供更多的優(yōu)勢信
息產(chǎn)品，從而更好地促進用戶和信息資源的緊密聯(lián)系和有效結合，提高教學檔案信息化網(wǎng)絡管理信息資
源共享率。
第五、根據(jù)教學檔案信息化網(wǎng)絡管理要求，建立學籍教學檔案資料索引的標準化和自動化。我國文獻資料工作標準化進展較快，先后制定了《文獻主題標引規(guī)則》（GB3860—83）、《檢索期刊編輯總則》（GB3468—83）等，但有關教學檔案資料索引標準化幾乎是空白。其他許多國家都非常重視適應高等教育管理需要的文獻資料索引標準化工作，早就制定了一系列索引編制出版標準。如許多國家規(guī)定，不僅僅工具書必須配備索引，學術著作和教材，也應備有相應的索引。在國際上，制定有專門的索引標準，如《索引的內容、組織和表示》（ISO /CD99），而且在許多文獻資料工作標準化中包含著教學檔案資料索引標準化的的內容。因此，制定我國索引標準化，已是刻不容緩的問題。制定索引標準化一般要包括兩個方面內容，一是要制定國家統(tǒng)一標準，如對索引的結構、編制規(guī)定、款目結構、版面設計安排等方面必須作出明文規(guī)定，適應全國統(tǒng)一的市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。二是要制定各類索引的編制規(guī)則，如對主題索引結構、主題標目的選取、主題詞表的選定、標引深度、款目結構、著錄格式等方面均須作出具體規(guī)定，要與教學檔案信息化網(wǎng)絡管理要求相適應。此外，在健全教學檔案信息化網(wǎng)絡管理索引標準化的同時實行教學檔案信息化網(wǎng)絡管理索引編制自動化，提高索引編制效率。凡是從事教學檔案信息化網(wǎng)絡管理工作的同志，都深感索引編制工作是十分繁瑣的、但又是必須要做的。我國目前的索引編制工作基本上仍是傳統(tǒng)的手工方式，如抄卡片等，既費時費力，又不能很好地保證質量，很難滿足教學與科研管理上的需要。因此，必須采用計算機等現(xiàn)代技術設備，加快計算機編制索引開發(fā)的系統(tǒng)、研制和推廣應用工作，實現(xiàn)索引編制工作自動化。
第六、部門領導要重視和關心檔案信息化網(wǎng)絡管理工作，提高本部門教學檔案信息化網(wǎng)絡管理水平。主要有：一是
有關部門領導應把教學檔案信息化網(wǎng)絡管理工作列入行政管理工作議事日程，加強對教學檔案信息化網(wǎng)絡管理工作的指導，并配備具有一定管理水平、且又有責任心的兼職檔案信息化網(wǎng)絡管理人員。同時，要制定相關制度，依法加強對教學檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。二是檔案信息化網(wǎng)絡管理負責人要認真學習有關檔案工作的各項法令、政策和規(guī)定，嚴格遵守本院的規(guī)章制度。建立本部門檔案工作崗位責任制和考核制度，并定期檢查。三是部門領導要指導兼職檔案信息化網(wǎng)絡管理人員，認真做好本部門文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作，并保證案卷質量。對兼職檔案信息化網(wǎng)絡管理員在工作中碰到的實際困難，要幫助他們解決對取得成績的兼職檔案信息化網(wǎng)絡管理人員要進行鼓勵和表彰。四是各項工作要與檔案工作實行“四同步”管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結驗收檔案信息化網(wǎng)絡管理工作。三是還要建立一套有利于嚴格檢查的監(jiān)督機制，真正把學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理工作納入法制軌道，保證學籍教學檔案信息化網(wǎng)絡管理在高校教學管理中發(fā)揮出應有的作用。
總之，在高校本科層次辦學過程中，要重視學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工作，正確分析學籍在檔案信息化網(wǎng)絡管理方面存在的問題。同時，要針對問題制定加強學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理的若干對策。只有這樣做，才能按本科教學規(guī)律的要求做好學籍檔案信息化網(wǎng)絡管理工作，不斷提高本科教學管理水平和服務質量，從而為學校教學改革與發(fā)展提供基礎性保證。
參考文獻
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2 張耀東：《市場經(jīng)濟條件下社科信息資源開發(fā)的幾個問題》《浙江社會科學》，1999年1
期。
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4 陳昭楠等：《我國工商企業(yè)信息需求及對策研究》《情報資料工作》1998年6期。
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作者簡介：龔小青，女，（1956年——）江蘇海門人，館員，現(xiàn)任上海金融學院金融系辦
公室主任，中國索引學會理事，研究方向： 圖書情報與檔案信息化網(wǎng)絡管理學。
另外，可結合這篇：
淺談在幼兒園檔案管理中，怎樣加強信息化建設
做好幼兒園檔案管理工作的幾點體會 幼兒園的檔案是幼兒園辦園歷史和發(fā)展軌跡的見證，是評價幼兒園整體辦學水平的“窗口”，是深入開展教育教學改革、全面實施素質教育活動不可缺少的資料。檔案管理是幼兒園管理工作的一個重要組成部分。
高等學校教學檔案收集工作思考論文
高等學校教學檔案主要是指在高校教學管理和教學實踐活動中所形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像載體材料等，它是衡量一所高校教學管理水平與教學質量的重要標準之一。為達到使高校各項教學活動得到順利開展之目的，做好高校教學檔案的收集工作就成為高校檔案管理人員的重要任務之一。
一、高等學校教學檔案收集工作存在的問題
1、對教學檔案收集管理工作的認識不足當前，某些高校領導及各部門對檔案工作的認識存在局限，認為該項工作無非就是管理一下檔案，將文書檔案收集整理一下，如有需要翻閱一下。由于有這種認識，在檔案管理方面配備了不多的工作人員，面對數(shù)量龐大、分類繁多的檔案，幾個工作人員必然會顯得力不從心，不能做到面面俱到，從而影響到檔案的收集整理工作。
2、教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待進一步提高如今，一些問題相當突出，主要表現(xiàn)是：一方面，為數(shù)不少的高校檔案管理人員相關專業(yè)知識缺失，有的甚至沒有從事過這方面的工作經(jīng)驗，意識不到檔案管理的重要性。另一方面，一些檔案管理人員在基層文書資料的收集過程中，缺乏應有的工作責任心，工作分工不明確，不能及時更新檔案，收集的第一手檔案資料不完善，使得問題越堆越多，給以后的查找、保存工作帶來不便。
3、教學檔案管理轉接存在問題在高校工作中，管理人員有的是身兼數(shù)職，沒有明確的'分工，工作轉換很頻繁，這種情況對檔案管理收集工作來說是一個不容忽視的問題。常常會出現(xiàn)這種情況，不少檔案管理人員從一個院系轉入另外一個院系或部門，剛收集的檔案還沒有加以整理與規(guī)范，由于工作調動關系，使基礎檔案擱置，只能又重新開始，也正是因為這樣，好多檔案不知道到底是有用還是無用，堆積成山，雜亂無章，沒有及時、系統(tǒng)、科學的收集管理，很不完善。
4、高等學校對教學檔案的收集管理沒有形成系統(tǒng)化、科學化機制
（1）高校的教學檔案利用率低。高校因為檔案管理不系統(tǒng)，會使一些有利用價值的檔案卻不為人所知，沒有及時的、準確的收集，遇到需要時又要重新收集檔案，費時費力，也有原始的第一手檔案資料丟失，永遠無法找到的可能。
（2）高校教學檔案保管措施不完善。教學檔案的收集在檔案管理工作中尤為重要，諸如學生的學期轉換、學生成績的更新、學生的違紀違規(guī)處理文件、畢業(yè)生學位審查等原始文件的收集與保管就相當重要，因為這些傳統(tǒng)的紙質文件，是一個人在大學期間的真實寫照，一旦沒有及時的收集保存就是巨大的損失，將會給以后的學生畢業(yè)乃至整個人生帶來隱患。
（3）高校教學檔案沒有進行定期整理和更新。檔案管理工作是一個復雜而且長期的工作，因為沒有及時整理并更新所保存的檔案，很多高校教學管理檔案只是存放和保留，無規(guī)律可循，對以后的查找?guī)砹寺闊速M了工作時間，降低了工作效率。
（4）高校檔案管理環(huán)境有一定的局限性。例如，學生的試卷、實驗報告冊、課程設計等文件，庫存萬萬冊，由于評估、專業(yè)核查、新專業(yè)評審的要求，必須保存5年再做處理。數(shù)量巨大，這就給儲存造成一定的壓力。高校沒有專用的檔案室，往往是改造舊教室，環(huán)境差，面積小，設備設施不配套，檔案只能是堆積，看似收集，但沒有規(guī)范的保存和管理，容易引起潮濕、霉變、蟲蛀，給以后的查找和使用帶來了極大的不便。
（5）高校教學檔案管理方式有些落后，缺乏使用高科技進行管理的意識，缺乏院系與院系、院系與部門、院系與學校之間檔案的橫向聯(lián)系與交流，與時代的發(fā)展不和節(jié)拍，也容易使檔案遺失、損壞。
二、改進與加強高等學校教學檔案收集工作的方法與措施
1、合理增加教學檔案管理人員數(shù)量近幾年我國科技高速發(fā)展，對信息量的需求越來越大，高校檔案管理的壓力也越來越大，合理增加檔案管理人員，將會保證檔案管理人員由于工作調動等原因不至于出現(xiàn)斷接的現(xiàn)象，如此高校教學檔案管理會得到持續(xù)發(fā)展，對高校的教學及管理都有很大的益處。
2、提高教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)高校檔案管理工作單一，需要相當強的責任感和耐心，有鑒于此，高校應定期培訓檔案管理人員管理辦法和專業(yè)管理知識，加強個人修養(yǎng)，實現(xiàn)檔案的高水平管理。同時，單位領導和檔案管理人員都應意識到檔案管理的重要性和必要性，注重檔案的價值，以進一步加強檔案收集與管理工作。
3、建立健全教學檔案管理的規(guī)章制度在現(xiàn)有條件下，根據(jù)檔案法和檔案管理條例，制定高校教學檔案管理的規(guī)章制度是必要的?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，高校應就教學檔案管理工作執(zhí)行相關的規(guī)章制度及崗位職責，要求相關工作人員必須遵守和執(zhí)行。應注重將檔案定期收集、整理、歸納、裝訂、分類、編號、存檔，單位領導應定期檢查檔案的整理和更新情況，做到心中有數(shù)，保證收集到的各種教學檔案完整、準確、真實，并對收集好的檔案做好安全保密工作。如此，以后的教學檔案管理就會形成一個良好的氛圍。
4、建設標準化的教學檔案管理空間，創(chuàng)造良好的存放環(huán)境只收不管的檔案管理工作是前功盡棄，不如不做。檔案收集后只有妥善保管，才能在以后的工作中充分發(fā)揮它的作用。基于此，建立完善的檔案場所極為必要，檔案的收集、整理、裝訂、歸類、入冊、上架、入庫等等一系列的專業(yè)要求，都必須嚴格按照程序操作進行。
5、充分發(fā)揮高校優(yōu)勢，利用科技化、信息化管理檔案對于各種教學檔案，應采用先進的理念進行統(tǒng)一管理。因為檔案管理一旦落后，將會影響教學的發(fā)展，所以高校應充分發(fā)揮優(yōu)勢，利用電子檔案等高科技手段對教學檔案進行管理，如此能夠避免教學檔案的損壞、遺失等，也能夠更方便對教學檔案進行分類和更新。可取的方法是，讓紙質的教學檔案與現(xiàn)代的電子檔案相結合，相互取長補短，以使高校教學檔案充分發(fā)揮作用。
三、結語
總之，改善高校教學檔案管理，需要檔案管理人員和單位領導的共同努力，相關領導應重視檔案的管理，改變舊的思想觀念，把檔案看作是單位的一個“信息庫”，充分認識到只有收集到最原始的教學檔案，才是高校在以后的發(fā)展過程中最有力的參考數(shù)據(jù)。同時，高校檔案管理人員應做好自己的本職工作，不斷加強業(yè)務能力，提高個人修養(yǎng)，以認真負責的態(tài)度處理好檔案相關事宜，在以后高校的教學檔案收集工作中積極探索教學檔案管理模式，促進此方面工作健康和良性的發(fā)展。
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檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。（作者：林昌榮 單位：臨縣人事局）
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