檔案整理知識(shí)

機(jī)關(guān)檔案的管理：明確有關(guān)機(jī)關(guān)提交相應(yīng)文件整理、歸檔責(zé)任。收集、整理、歸檔日期和移交應(yīng)與立項(xiàng)準(zhǔn)備，檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。
1、確定歸檔范圍的原則。
2、確定檔案范圍的依據(jù)。
3、對(duì)所形成的科技文件材料進(jìn)行相應(yīng)鑒別工作。
4、對(duì)科技文件材料進(jìn)行科技的分類(lèi)、排列、編目和裝訂。
5、將科技文件材料組成案卷，并編目。
6、具備檔案的要求。

人事檔案管理的基本知識(shí)

一、人事檔案管理的概念理解：人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。?二、管理制度基本內(nèi)容建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對(duì)制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。?　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。?　　(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。?　　檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：?　?。?）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：?　?。?）對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。?　?。?）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。?　　(4)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。三、人事檔案管理流程舉例?四、其他，可以查閱相關(guān)的書(shū)籍了解更多

怎樣做好檔案管理？

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來(lái)進(jìn)行管理。

五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)

六、各種檔案按組卷要求，由各部門(mén)立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會(huì)議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。

十五、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號(hào)，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀(guān)，不掉張頁(yè)，采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。

十七、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢(xún)、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

檔案管理學(xué)的知識(shí)

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對(duì)整個(gè)工作都具有重要意義。（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國(guó)家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強(qiáng)館外調(diào)查和指導(dǎo)；（3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱(chēng)為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對(duì)檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機(jī)關(guān)，稱(chēng)為立檔單位，又稱(chēng)全宗的構(gòu)成者。一個(gè)機(jī)關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個(gè)全宗。（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；第二，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個(gè)單位的獨(dú)立性。最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構(gòu)成一個(gè)立檔單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機(jī)關(guān)單位的增設(shè)、撤銷(xiāo)、合并以及機(jī)關(guān)名稱(chēng)的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會(huì)影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。人物全宗包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫(xiě)的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補(bǔ)充形式：（1）聯(lián)合全宗。是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。10、全宗的編號(hào)與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節(jié)：A全宗的編號(hào)一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊(cè)上登記編定的，它屬于統(tǒng)計(jì)工作的一個(gè)具體的技術(shù)項(xiàng)目；B全宗在庫(kù)房?jī)?nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號(hào)的編定，它作為檔號(hào)的組成部分填寫(xiě)于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號(hào)的編制和使用方法：A按國(guó)家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號(hào)；B按本館全宗的時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號(hào)；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統(tǒng)一編定流水號(hào)；D按全宗的重要程度編號(hào)；E按全宗群連續(xù)編號(hào)；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號(hào)；G分組單編全宗號(hào)；H多級(jí)分類(lèi)單編全宗號(hào)；I編大全宗號(hào)；J對(duì)一部分全宗實(shí)行等級(jí)分類(lèi)編號(hào)，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號(hào)。盡管十多種具體的編號(hào)方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類(lèi)型：序時(shí)流水編號(hào)法和體系分類(lèi)編號(hào)法。前者也可簡(jiǎn)稱(chēng)流水法，后者可簡(jiǎn)稱(chēng)分類(lèi)法。流水法，無(wú)論是一律大流水，還是先分類(lèi)別，而對(duì)每個(gè)具體全宗的排序和給號(hào)，都是依時(shí)順列。分類(lèi)法，無(wú)論是統(tǒng)編號(hào)還是分編號(hào)，無(wú)論是一次劃分還是多層分類(lèi)，而對(duì)每個(gè)具體全宗的排序和給號(hào)，主要不以序時(shí)方法，而用邏輯方法。對(duì)全宗編號(hào)，主要應(yīng)采用流水編號(hào)的方法。12、分類(lèi)的一般方法：（1）按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類(lèi)，具體包括年度分類(lèi)法、時(shí)期分類(lèi)法兩種；（2）按文件來(lái)源分類(lèi)，包括組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、作者分類(lèi)法、通訊者分類(lèi)法三利；（3）按文件的內(nèi)容分類(lèi)，包括問(wèn)題分類(lèi)法、實(shí)物分類(lèi)法、地理分類(lèi)法三種；（4）按文件的形式分類(lèi)，包括按文件的種類(lèi)來(lái)分類(lèi)、按文件的制成材料分類(lèi)、按文件的形狀分類(lèi)三種。13、常用的分類(lèi)方法：（1）年度分類(lèi)法：也稱(chēng)年代分類(lèi)法，就是根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類(lèi)別。（2）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，就是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類(lèi)，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類(lèi)別。（3）問(wèn)題分類(lèi)法，就是按照檔案內(nèi)容所說(shuō)明的總是將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類(lèi)別。14、分類(lèi)法的選擇和分類(lèi)方案的編制：（1）組合分法：年度-組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法；組織機(jī)構(gòu)-年度分類(lèi)法；年度-問(wèn)題分類(lèi)法；問(wèn)題-年度分類(lèi)法。（2）分類(lèi)方案：為了便于對(duì)全宗內(nèi)檔案具體地進(jìn)行分類(lèi)，在選定某種分類(lèi)方法之后，就應(yīng)編制一份“分類(lèi)方案”。分類(lèi)方案，就是標(biāo)列各個(gè)類(lèi)目名稱(chēng)，表示全宗內(nèi)檔案分類(lèi)體系的綱要，所以又稱(chēng)“分類(lèi)大綱”。分類(lèi)方案的類(lèi)目力求明確和具有系統(tǒng)性。15、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工團(tuán)檔案分類(lèi)：（1）在一個(gè)全宗內(nèi)，首先將檔案分成黨政工團(tuán)等若干部分，在每一部分中再行分類(lèi)整理；（2）在全宗內(nèi)，先將機(jī)關(guān)內(nèi)最高機(jī)構(gòu)和各單位的檔案分別分成黨政工團(tuán)若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類(lèi)整理；（3）全宗之內(nèi)的檔案首先按年度分類(lèi)，每年度分成黨政工團(tuán)若干部分，再繼續(xù)分類(lèi)整理；（4）在全宗內(nèi)，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。16、人物全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務(wù)活動(dòng)材料；（4）個(gè)人書(shū)信；（5）經(jīng)濟(jì)材料；（6）親屬材料；（7）評(píng)價(jià)材料；（8）音像材料；（9）其他材料。17、立卷：（1）定義：一個(gè)全宗的文件經(jīng)過(guò)分類(lèi)之后，各個(gè)類(lèi)內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件，還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷，稱(chēng)為立卷（也稱(chēng)組卷）。（2）立卷工作的內(nèi)容：組成案卷單位，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。（3）意義：案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案的保管單位，通常也是統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)。18、案卷組合方法：主要是根據(jù)文件構(gòu)成的特點(diǎn)，將具有某方面共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成一個(gè)案卷；一些具有不同特點(diǎn)、聯(lián)系不密切的文件，可以分別組成案卷。立卷的“六個(gè)特征”。（1）按問(wèn)題立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名稱(chēng)）立卷；（4）按時(shí)間立卷；（5）按地區(qū)立卷；（6）按收發(fā)機(jī)關(guān)立卷。六個(gè)特征綜合運(yùn)用。19、卷內(nèi)文件整理：內(nèi)容：卷內(nèi)排列和編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。20、案卷封面編目和案卷裝封：（1）主要項(xiàng)目包括：立檔單位名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、總頁(yè)數(shù)、保管期限以及全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)等。（2）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題以及整個(gè)案卷封面編目的基本要求：A歷史觀(guān)點(diǎn)和政治上的正確性；B文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確；C標(biāo)題基本結(jié)構(gòu)力求完整。21、類(lèi)內(nèi)案卷排列和案卷目錄：（1）案卷排列：全宗內(nèi)檔案，經(jīng)分類(lèi)、立卷以后（或檔案館、檔案室接收的案卷），還必須進(jìn)行系統(tǒng)的排列。全宗內(nèi)各類(lèi)的序列，已在分類(lèi)方案中排定，所以通常所說(shuō)的案卷排列，就是根據(jù)一定的方法，確定每類(lèi)內(nèi)案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系來(lái)排列；B可以按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題來(lái)排列；C可以按照案卷所屬的起止日期（時(shí)間）來(lái)排列；D也可以按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)來(lái)排列；E事檔案或監(jiān)察、信訪(fǎng)等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫(huà)、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。（3）案卷目錄：一個(gè)全宗內(nèi)的全部檔案，經(jīng)過(guò)分類(lèi)、立卷進(jìn)行了系統(tǒng)的排列以后，應(yīng)當(dāng)將案卷逐個(gè)登記到案卷目錄上。案卷目錄也就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。（4）案卷目錄的作用：A固定全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；B介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；C它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。（5）案卷目錄的類(lèi)型和選擇：綜合目錄和分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可分為：A以全宗內(nèi)檔案分類(lèi)的類(lèi)別為單位編制的案卷目錄；B按保管期限編制的案卷目錄；C按保管期限結(jié)合分類(lèi)方案編制的案卷目錄；D按機(jī)密程度分別編制。（6）案卷目錄的結(jié)構(gòu)：封面和扉頁(yè)，目次，序言或說(shuō)明，簡(jiǎn)稱(chēng)表，案卷目錄表，備考表。至少一式兩份，一般一式四份為好。以全宗為單位編定各本目錄的順序號(hào)，稱(chēng)作“案卷目錄號(hào)”，簡(jiǎn)稱(chēng)“目錄號(hào)”，是“檔號(hào)”的重要組成部分。22、檔案整理工作的組織：（1）檔案整理工作基本程序：區(qū)分全宗、分類(lèi)、案卷的編立、案卷排列以及編制案卷目錄等主要步驟。（2）檔案的系統(tǒng)化與基本編目。（3）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織：歸檔制度與檔案室檔案整理工作的關(guān)系；檔案形成過(guò)程中劃分全宗和分類(lèi)；檔案形成過(guò)程中案卷的編立和目錄的編制工作。（4）積存檔案和零散文件整理工作的組織：整理工作方案，對(duì)立檔單位的歷史沿革和檔案狀況的態(tài)度，零散文件的整理程序。23、檔號(hào)：（1）使用的混亂現(xiàn)象：一是檔號(hào)殘缺不全，館內(nèi)許多全宗沒(méi)有全宗號(hào)，全宗內(nèi)許多案卷目錄沒(méi)有目錄號(hào)；二是編號(hào)重復(fù)，一個(gè)館內(nèi)有相同的全宗號(hào)，一個(gè)全宗號(hào)內(nèi)有相同的目錄號(hào)，一本案卷目錄中有相同的全宗號(hào)，一卷之內(nèi)有相同的文件頁(yè)碼。（2）組成：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)和卷內(nèi)文件頁(yè)（張）號(hào)。對(duì)不裝訂的案卷，往往還編有文件的件號(hào)。（3）檔號(hào)的使用規(guī)則要求：檔號(hào)要完整成套，一般說(shuō)上述幾部分檔號(hào)均應(yīng)編排；一個(gè)檔案館內(nèi)的全宗號(hào)不能重，一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄號(hào)不能重，一本案卷目錄中的案卷號(hào)不能重，一個(gè)案卷之內(nèi)的文件件號(hào)、頁(yè)號(hào)也不能重。三、檔案鑒定1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：一方面確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長(zhǎng)時(shí)間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進(jìn)行銷(xiāo)毀。2、檔案鑒定工作的意義：（1）如果無(wú)論檔案有無(wú)價(jià)值和價(jià)值的大小，全部加以保存，而且還會(huì)源源不斷地涌進(jìn)新的檔案，這樣首先就會(huì)使原有的檔案體系逐漸擁塞龐大起來(lái)，有價(jià)值的珍貴的檔案淹沒(méi)于大量失去價(jià)值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)和難以找到，因而也就影響了效率，并使檔案的效益不能得到充分發(fā)揮；（2）大量失去價(jià)值的檔案充塞庫(kù)房，與有價(jià)值的珍貴的檔案同樣進(jìn)行整理和保管，無(wú)疑是浪費(fèi)人力和物力，相對(duì)地延緩有價(jià)值的檔案的整理速度，妨礙有價(jià)值檔案保管條件的改善；（3）如發(fā)生突然事變，就不易及時(shí)搶救出重要的珍貴的檔案。為了有區(qū)別、有重點(diǎn)地保存檔案，必須鑒別各種檔案的價(jià)值，去粗取精，使保存的檔案具有較高的質(zhì)量。3、決定檔案保存價(jià)值的因素：一方面，檔案自身的特點(diǎn)和狀況是決定檔案保存價(jià)值的基礎(chǔ)；另一方面，社會(huì)利用需要是檔案發(fā)揮作用的必要條件，是決定檔案保存價(jià)值的社會(huì)因素。兩方面的因素是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件。兩方面的因素，都是客觀(guān)存在的。鑒定檔案的保存價(jià)值，就是鑒別和分析決定檔案保存價(jià)值的客觀(guān)因素，估計(jì)和預(yù)測(cè)每份文件、每個(gè)案卷、每部分檔案是否有作用，能起什么樣的積極作用，以及這種作用的時(shí)限，從而確定它們是否需要繼續(xù)保存，需要保存多長(zhǎng)時(shí)間。4、鑒定檔案的原則：鑒定檔案，必須從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀(guān)點(diǎn)，確定檔案的保存價(jià)值。5、分析檔案價(jià)值的一般方法：（1）分析文件的內(nèi)容是鑒定檔案價(jià)值最重要的一個(gè)方面；（2）分析文件的來(lái)源、時(shí)間和形式等特點(diǎn)；（3）分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。鑒定檔案必須根據(jù)每份文件或每組文件的具體情況，一方面分析文件載體上所表現(xiàn)的各種特點(diǎn)，即以文件內(nèi)容為中心，全面聯(lián)系地分析文件所屬的立檔單位、文件的作者、產(chǎn)生時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性和外形特點(diǎn)等諸種因素；另一方面，同時(shí)分析檔案的被保存程度，即以全宗、全宗群以至館藏對(duì)象，全面聯(lián)系地分析它的成分及其完整性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析文件自身的有關(guān)特點(diǎn)，科學(xué)地判定檔案的價(jià)值。6、關(guān)于鑒定檔案的方法論問(wèn)題：（1）研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要；（2）研究檔案保存的效益；（3）掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系；（4）檔案保存價(jià)值分析的彈性處理方法；（5）檔案保管期限結(jié)構(gòu)的科學(xué)處理。7、檔案保管期限表：（1）定義：就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）類(lèi)型：A標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表；B專(zhuān)門(mén)的檔案保管期限表；C同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；D同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；E機(jī)關(guān)檔案保管期限表。以上各類(lèi)型之間具有一定的相互關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表對(duì)其他幾種保管期限表具有指導(dǎo)意義；機(jī)關(guān)檔案保管期限表又必須以標(biāo)準(zhǔn)的和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種通用檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限表為依據(jù)。各種類(lèi)型的檔案保管期限表不能縮短標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長(zhǎng)保管期限。這種相互制約關(guān)系，是社會(huì)主義的檔案集中統(tǒng)一管理原則的體現(xiàn)，它有利于妥善地制訂有關(guān)的檔案保管期限表和實(shí)際確定檔案材料的保管期限。（3）結(jié)構(gòu)：通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。條款較多的保管期限表，還須把條款加以分類(lèi)。（4）保管期限的劃分：分永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存，就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。長(zhǎng)期保存，一般是指檔案須保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后兩者稱(chēng)為定期保存。定期保存的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿(mǎn)后還須復(fù)查一次，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的延長(zhǎng)保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。（5）不同保管期限的檔案構(gòu)成：列為永久保存的檔案，是對(duì)社會(huì)主義事業(yè)的各項(xiàng)工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長(zhǎng)期保存的檔案，是不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義的，而屬本機(jī)關(guān)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行機(jī)關(guān)工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低于上述兩個(gè)層次的，本機(jī)關(guān)在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的文件材料。（6）編制方法：A準(zhǔn)備工作；B起草工作；C征求意義和修正草案。8、檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容：（1）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)；（2）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；（3）銷(xiāo)毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷(xiāo)制度。
9、檔案鑒定工作的組織方法：（1）鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法——直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價(jià)值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實(shí)際情況直接著定其價(jià)值，同時(shí)，根據(jù)檔案保管期限表來(lái)鑒定檔案價(jià)值時(shí)，也只有在直接審查了檔案的實(shí)際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價(jià)值。直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進(jìn)行的。（2）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案價(jià)值的鑒定工作。（3）檔案館檔案價(jià)值的鑒定工作。10、檔案的銷(xiāo)毀：（1）檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)；（2）立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明；（3）檔案銷(xiāo)毀方法。四、檔案保管1、檔案保管工作概述：（1）含義：檔案的保管，就是根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護(hù)措施。（2）內(nèi)容：A檔案的庫(kù)房管理；B檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)；C保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施。（3）任務(wù)：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會(huì)原因或自然原因，或者說(shuō)是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性工作，采取專(zhuān)門(mén)的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。（4）意義：檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作有機(jī)組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開(kāi)其他環(huán)節(jié)而單獨(dú)存在和孤立進(jìn)行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國(guó)家各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用基本上是一致的。2、檔案的包裝：（1）卷皮：是包裝文件的基本方法，不僅是為了保護(hù)文件，同時(shí)它本身又是案卷的封面，有利于檔案的檢索利用和取放。要注意其堅(jiān)韌性，并要防止生蟲(chóng)，適宜于裝訂或存放不同厚薄的案卷，尺寸應(yīng)根據(jù)文件的大小設(shè)計(jì)。賬本、照片等可不另加卷皮。（2）卷盒：是一種比較好的方法。不僅能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，還便于檔案的科學(xué)管理，搬運(yùn)起來(lái)也方便。要注意堅(jiān)固性，防止生蟲(chóng)；卷盒的開(kāi)關(guān)和檔案的取放必須方便，以減少磨損；表面有光滑便于除塵，色調(diào)宜于暗色不易污染；尺寸必須根據(jù)案卷的大小擬定，長(zhǎng)和寬可以比案卷稍大一點(diǎn)，高在25厘米以?xún)?nèi)。對(duì)于能夠豎立存放的案卷，也可以采用書(shū)套式的卷盒。（3）包裝紙，臨時(shí)措施。3、庫(kù)房的管理：（1）檔案庫(kù)房編號(hào)：一種是為所有的庫(kù)房編一個(gè)總的順序號(hào)，適合于庫(kù)房較少的檔案館（室）；另一種是根據(jù)庫(kù)房所在地的方位及庫(kù)房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號(hào)。（2）檔案架（柜）的排放和編號(hào)：要求排列一致，橫豎成行；有窗庫(kù)房的架柜排列，應(yīng)與窗戶(hù)垂直，不要有礙通風(fēng)；架柜排列應(yīng)注意最大限度地利用庫(kù)房的地面與空間，但也便于檔案的搬運(yùn)和取放。（3）檔案的存放與全宗排列：A在我國(guó)一般的檔案館和檔案室所保存的檔案，都是按照全宗進(jìn)行整理和保管的，考慮存放時(shí)，首先應(yīng)按全宗來(lái)進(jìn)行，一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。但是也有特殊情況，如庫(kù)房或柜架預(yù)留的空位已被排滿(mǎn)或新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案放在一起的時(shí)候，可以暫時(shí)單獨(dú)保存，待有可能調(diào)整時(shí)，再將一個(gè)全宗的檔案集中起來(lái)；又如有的全宗內(nèi)可能還包括一部分影片、照片、錄音帶、錄像帶、技術(shù)圖紙或會(huì)計(jì)表報(bào)等檔案，這些不同類(lèi)型的檔案，可以分別保管。對(duì)于暫時(shí)或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應(yīng)填寫(xiě)參見(jiàn)卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內(nèi)，指明其存放的地點(diǎn)，以保持其應(yīng)有的聯(lián)系。B庫(kù)房?jī)?nèi)各個(gè)全宗單位，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列方法主要有按全宗順序號(hào)流水排列法和全宗分類(lèi)排列法兩種。前者對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，后者對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在我國(guó)，通常采用按全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放地點(diǎn)的時(shí)候，盡量將同一時(shí)期同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。在安排一個(gè)全宗內(nèi)案卷排列次序時(shí)，必須嚴(yán)格按照全宗內(nèi)既定的分類(lèi)體系和案卷的順序號(hào)進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。C當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序后，就可以組織上架，上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架柜及欄、格的編號(hào)次序進(jìn)行。D存放方式一般有兩種：豎放和平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不方便，但對(duì)保護(hù)檔案是有利的，比較舒展，文件上的皺紋日久后就會(huì)消失，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案，堆疊高度以不超過(guò)40厘米為宜。E庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存放位置，是以全宗和全宗群理論為指導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)排放的，而全宗及其內(nèi)部成分的具體排列又有自己的特點(diǎn)，一是全宗內(nèi)檔案成分一般按整理編號(hào)的順序排列上架；二是檔案館內(nèi)全宗的排列則一般不按全宗順序號(hào)，而按全宗的性質(zhì)分類(lèi)排列。（4）檔案存放位置索引：第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類(lèi)的檔案為單位，指出它們的存放位置；第二種指明各檔案庫(kù)房保存檔案情況，即以檔案庫(kù)房和檔案架柜為單位，指出它們保存了些什么檔案。這兩種索引，按形式又可分為簿籍式和卡片式兩種。（5）檔案代理卡。由于提供利用或檔案館（室）內(nèi)部工作需要（如重新整理、修補(bǔ)、復(fù)制、編檢索工具等），經(jīng)常需要將庫(kù)房中已上架安排放好的檔案暫時(shí)移出庫(kù)外，為便于庫(kù)房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，即通常所謂的代理卡或代卷卡。（6）全宗卷：在檔案館（室）工作中，專(zhuān)門(mén)為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明其全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專(zhuān)門(mén)案卷，稱(chēng)為全宗卷。全宗卷通常包括下列材料：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊(cè)，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，全宗指南等。全宗卷是在檔案館或現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室本身的工作活動(dòng)中形成的一種檔案。它與檔案館（室）所保管的全宗有著密切的聯(lián)系，是對(duì)全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)檔案的重要依據(jù)，是檔案館（室）管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗移交另一個(gè)檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗移交。（7）溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生。（8）保衛(wèi)和保密。（9）防火。（10）檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)。（11）檔案的安全檢查。這些是主要的其它的由于這里字?jǐn)?shù)限制就不多說(shuō)了。

檔案管理的相關(guān)知識(shí)

檔案管理的相關(guān)知識(shí)
目前檔案利用理論, 仍存在著基本概念不準(zhǔn)確的問(wèn)題, 如檔案利用與檔案提供利用工作, 檔案利用與利用檔案以及檔案利用與檔案服務(wù)等概念間相互交叉, 相互混淆。明確概念的準(zhǔn)確含義不僅是理論上必須解決的問(wèn)題, 而且是檔案利用工作實(shí)踐的需要。
1 檔案利用與檔案服務(wù)的概念
所謂檔案利用, 我們既可以把它理解為對(duì)檔案的利用, 即檔案利用者有目的地利用檔案; 也可把它理解為對(duì)檔案利用所做的工作, 即檔案部門(mén)、檔案工作者圍繞利用檔案開(kāi)展的各種活動(dòng)。因此 , 檔案利用的完整概念應(yīng)該是: 檔案利用者為著一定的目的實(shí)際使用檔案, 以及檔案部門(mén)、檔案工作者為著利用者有效地使用檔案進(jìn)行的全部工作活動(dòng)。
所謂檔案服務(wù), 則是專(zhuān)指檔案部門(mén)、檔案工作者以加快檔案信息的傳播, 提高檔案的利用率, 便于利用者獲取檔案信息為出發(fā)點(diǎn)和根本目的所進(jìn)行的各項(xiàng)工作活動(dòng)。由此可見(jiàn), 檔案利用與檔案服務(wù)是互有聯(lián)系而又不盡相同的兩個(gè)概念。
2 檔案利用與檔案服務(wù)的區(qū)別
檔案利用與檔案服務(wù)的區(qū)別, 首先在于它們所針對(duì)的主體對(duì)象不同。檔案利用從利用檔案的角度看, 主要是針對(duì)利用者而言的;而檔案服務(wù)則是專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案部門(mén)和檔案工作者而言的。其次, 它們所包含的內(nèi)容不同。檔案利用的內(nèi)容包括: 檔案因何能被利用(檔案的潛在價(jià)值) , 怎樣才能被利用(檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件) , 以及檔案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反饋評(píng)估、利用理論的形成和發(fā)展等; 檔案服務(wù)的內(nèi)容則包括: 服務(wù)思想的確立、服務(wù)的對(duì)象、服務(wù)的方式方法以及服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的研究等。再次,它們?cè)跈n案工作中的地位與作用不同。檔案利用既是整個(gè)檔案工作的目的, 又是實(shí)現(xiàn)檔案潛在價(jià)值的具體活動(dòng)和評(píng)價(jià)檔案工作優(yōu)勢(shì)的標(biāo)準(zhǔn), 同時(shí)也是增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí), 提高檔案工作社會(huì)地位的有效途徑; 檔案服務(wù)既是檔案工作中的一個(gè)具體環(huán)節(jié), 又是貫穿于整個(gè)檔案工作的指導(dǎo)思想, 它屬于一個(gè)更高、更深的層次。
3 檔案利用與檔案服務(wù)的聯(lián)系
檔案利用與檔案服務(wù)既有區(qū)別, 又有不可分割的聯(lián)系。其一,檔案利用需要是檔案服務(wù)產(chǎn)生、發(fā)展的前提和動(dòng)力。有了檔案, 就有利用檔案的需要, 而有了利用檔案的需要, 就必然對(duì)檔案服務(wù)有所要求, 從而促進(jìn)檔案服務(wù)的產(chǎn)生與發(fā)展。其二, 檔案服務(wù)質(zhì)量是決定檔案利用效果的基礎(chǔ)和條件。毫無(wú)疑問(wèn), 積極主動(dòng)、靈活多樣的優(yōu)質(zhì)服務(wù), 必然促進(jìn)檔案的有效利用, 反之, 則將有礙于檔案的有效利用。其三, 檔案利用效果又是檢驗(yàn)檔案服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)尺度。檔案服務(wù)質(zhì)量的高低, 雖然離不開(kāi)檔案部門(mén)所做的工作, 但又不能惟以其工作質(zhì)量作判斷。衡量或評(píng)價(jià)檔案服務(wù)質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是檔案利用效果, 因?yàn)闄n案利用效果是檔案工作質(zhì)量的綜合反映。其四, 檔案利用和檔案服務(wù)都是檔案工作與外界聯(lián)系的窗口,是整個(gè)檔案工作的反饋渠道。社會(huì)的利用需求信息, 是決定檔案服務(wù)方向和方式方法的主要依據(jù)。其五, 檔案利用者, 既是檔案利用的主體, 也是檔案服務(wù)的具體對(duì)象。檔案利用工作離不開(kāi)對(duì)利用者的研究, 檔案服務(wù)在著重強(qiáng)調(diào)服務(wù)者主觀(guān)能動(dòng)性的同時(shí), 也離不開(kāi)對(duì)利用者的研究。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。
行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類(lèi)；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀(guān)。