檔案出入庫管理

　　出入庫管理旨在加強倉庫區(qū)域管理，保護公司資產(chǎn)、保障倉庫運營秩序及訪客人身財產(chǎn)安全。下面是出入庫管理條例，歡迎參閱。
　　出入庫管理規(guī)定篇1
　　第一章 總則

　　第一條 為了加強公司物資的出入庫管理，降低庫存，完善和規(guī)范物資管理工作，結(jié)合本公司實際，特制訂本辦法。

　　第二章 日常管理

　　第二條 保管員必須根據(jù)實際情況和各類物資的性質(zhì)、類型、用途分門別類建立相應(yīng)的臺賬，確保日清日結(jié)。

　　第三條 保管員做好各類物資的日常核查工作，對各類庫存物資定期進行檢查盤點，做到賬實相符。

　　第四條 保管員必須定期進行各類存貨的分類整理，對存放期限較長，過期失效的物資，要按月編制報表，報至采購部處理。

　　第三章 物資入庫、存放管理

　　第五條 物資入庫時，保管員必須憑隨貨清單、采購訂單、檢驗合格證等清點入庫物資的數(shù)量、規(guī)格型號等項目，做到數(shù)量、規(guī)格、類別準確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、單據(jù)不齊全，質(zhì)量殘次時，不予辦理入庫手續(xù)。

　　第六條 隨物資配帶的各種文件、資料經(jīng)整理登記后參照《檔案管理辦法》進行管理。

　　第四章 物資出庫管理

　　第七條 各類物資的出庫，實行“先進先出”的原則。

　　第八條 物資領(lǐng)用部門或領(lǐng)用人需填寫物資《領(lǐng)用單》，經(jīng)部門主管或分管副總審批后，方可領(lǐng)用物資。

　　第九條 物資出庫時，物資保管員必須根據(jù)審批手續(xù)完畢的《領(lǐng)用單》上面 的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等予以發(fā)料，同時辦理物資出庫手續(xù)。

　　第十條 本著“厲行節(jié)約、杜絕浪費”的原則，嚴禁一次性領(lǐng)用，一次性出庫。

　　第十一條 物資出庫后，保管員要認真做好記錄，保管好出庫票據(jù)，以備核查。

　　解釋權(quán)

　　第一條 本辦法由公司辦公室負責解釋和修訂。 第二條 本辦法自20xx年1月1日開始施行。 本文件修改記錄單

　　本管理文件解釋權(quán)歸辦公室 本文件報送: 總經(jīng)理 抄送: 各部門

　　公司名稱

　　20xx年1月1日
　　出入庫管理規(guī)定篇2
　　一、總 則

　　第一條 為了使本公司的倉庫管理規(guī)范化，保證財產(chǎn)物資的完好無損,根據(jù) 企業(yè)管理 和 財務(wù)管理 的一般要求，結(jié)合本公司的一些具體情況，特定本規(guī)定。

　　第二條 倉庫管理工作的任務(wù)：

　　(一) 根據(jù)本規(guī)定做好物資出庫和入庫工作，并使物資儲存、供應(yīng)、銷售各環(huán)節(jié)平衡銜接。

　　(二) 做好物資的保管工作，如實登記倉庫實物賬,經(jīng)常清查、盤點庫存物資，做到賬、卡、物相符。

　　(三) 積級開展廢舊物資、生產(chǎn)余料的回收、整理、利用工作,協(xié)助做好積壓物資的處理工作。

　　(四) 做好倉庫安全保衛(wèi)工作，確保倉庫和物資的安全。

　　第三條 本規(guī)定適用于本公司所屬的各級公司，包括全資公司和控股公司。

　　第四條 倉庫管理人員納入其所在企業(yè)的財務(wù)部門統(tǒng)一管理，倉庫保管員由總公司財務(wù)委員會統(tǒng)一安排和調(diào)配。

　　二、倉庫物資的入庫

　　第五條 外購物資(包括外購材料、商品等)到達后，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人填制“商品驗收單”一式四份(經(jīng)倉管員簽字后的“商品驗收單”，一聯(lián)由業(yè)務(wù)部門留底，一聯(lián)交統(tǒng)計部門，一聯(lián)由業(yè)務(wù)部門交給財務(wù)部，一聯(lián)交倉庫作為開具“入庫單”依據(jù))，倉管員根據(jù)“商品驗收單”填寫的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價，將實物點驗入庫后，在“商品驗收單”上簽名，并根據(jù)點驗結(jié)果如實填制“入庫規(guī)格單”一式三份，送貨人須就貨物與入庫單的相應(yīng)項目與倉管員核對，確認無誤后在“入庫單”上簽名，做到貨、單相符，倉管員憑手續(xù)齊全的“商品驗收單(倉庫聯(lián))”和“入庫單”的存根登記倉庫實物賬，其余一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)交業(yè)務(wù)部門。

　　第六條 企業(yè)自身生產(chǎn)的產(chǎn)成品入庫,須有質(zhì)量管理部門出具的產(chǎn)品質(zhì)量合格證，由專人送交倉庫，倉管員根據(jù)入庫情況填制“入庫單”一式三份,雙方相互核對無誤后須在“入庫單”上簽名,簽名后的入庫單一聯(lián)由倉庫作為登記實物賬的依據(jù)，一聯(lián)交生產(chǎn)車間作產(chǎn)量統(tǒng)計依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部作為成本核算和產(chǎn)成品核算之依據(jù)。

　　第七條 委托加工材料和產(chǎn)品加工完后的入庫手續(xù)類比外購物資入庫手續(xù)進行辦理，但在

　　第八條 因生產(chǎn)需要而直接進入生產(chǎn)車間的外購物資或已完工的委托加工材料，應(yīng)同時辦理入庫手續(xù)和出庫手續(xù)，以準確反映公司的物流量。

　　第九條 來料加工客戶所提供的材料類比外購物資入庫辦理手續(xù)，但不登記倉庫實物賬，而設(shè)“來料加工材料登記簿”，以作備查。

　　第十條 車間余料退庫應(yīng)填制紅字領(lǐng)料單一式三份，并在備注欄內(nèi)詳細說明原因，如系月底的退料，則在辦理退料手續(xù)的同時，辦理下月領(lǐng)料手續(xù)。

　　第十一條 對于物資驗收入庫過程中所發(fā)現(xiàn)的有關(guān)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、品種等不相符的現(xiàn)象，倉管員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視其程度 報告 業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門和公司經(jīng)理處理。

　　三、倉庫物資的出庫

　　第十二條 公司倉庫一切商品貨物的對外發(fā)放，一律憑蓋有財務(wù)專用章和有關(guān)人士簽章的“商 品調(diào)撥單(倉庫聯(lián))”，一式四份，一聯(lián)交業(yè)務(wù)部門，一聯(lián)交財務(wù)部門，一聯(lián)交倉庫作為開具“出庫單”依據(jù)，一聯(lián)交統(tǒng)計。由公司業(yè)務(wù)員辦理出庫手續(xù)，倉管員根據(jù)“商品調(diào)撥單”注明業(yè)務(wù)承辦人，一聯(lián)由倉庫作為登記實物賬的依據(jù)，一聯(lián)由倉管員定期交財務(wù)部。

　　第十三條 生產(chǎn)車間領(lǐng)用原料、工具等物資時，倉管員憑生產(chǎn)技術(shù)部門的用料定額和車間負責人簽發(fā)的領(lǐng)料單發(fā)放，倉管員和領(lǐng)料人均須在領(lǐng)料單上簽名，領(lǐng)料單一式三份，一聯(lián)退回車間作為其物資消耗的考核依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部作成本核算依據(jù)，一聯(lián)由倉庫作為登記實物賬的依據(jù)。

　　第十四條 發(fā)往外單位委托加工的材料，應(yīng)同樣辦理出庫手續(xù)，但須在出庫單上注明，并設(shè)置“發(fā)外加工登記簿”進行登記。

　　第十五條 來料加工客戶所提拱的材料在使用時，應(yīng)類比生產(chǎn)車間領(lǐng)用辦理出庫手續(xù),但須在領(lǐng)料單上注明，且不登記實物賬，而是在“來料加工材料登記簿”上予以登記。

　　第十六條 對于一切手續(xù)不全的提貨、領(lǐng)料事項，倉管員有權(quán)拒絕發(fā)貨,并視其程度報告業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門和公司經(jīng)理處理。

　　四、倉庫物資的保管

　　第十七條 倉庫設(shè)商品材料實物保管賬(簡稱“倉庫實物賬”)和實物登記卡，倉庫實物賬按物資類別、品名、規(guī)格分類進行銷存核算，只記數(shù)量，不記金額，同時，在每一商品材料存放點設(shè)置商品材料實物登記卡，根據(jù)入庫單、出庫單和領(lǐng)料單等及時登記倉庫實物賬及實行卡，保證賬、卡、物相符。

　　第十八條 每月必須對庫存的商品材料進行實物盤點一次，財務(wù)人員予以抽查或監(jiān)盤，并由倉管員填制盤點一式三份，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務(wù)部，一聯(lián)交公司有關(guān)領(lǐng)導，并將實物盤點數(shù)與倉庫實物賬核對，如有損耗或升溢應(yīng)在盤點表中相關(guān)欄目內(nèi)填列，經(jīng)財務(wù)部門核實,并報有關(guān)部門和領(lǐng)導批準，方可作調(diào)賬處理，以保證財務(wù)賬、倉庫實物賬、實物登記卡和實物相符合。

　　第十九條 倉庫物資的計量工作應(yīng)按通用的計量標準實行，對不同物資采用不同計量 方法 ，確保物資計量的準確性。

　　第二十條 做好倉庫與供應(yīng)、銷售環(huán)節(jié)的銜接工作,保證生產(chǎn)供應(yīng)等合理儲備的前提下,力求減少庫存量,并對物資的利用、積壓產(chǎn)品的處理等提出建議。

　　第二十一條 倉庫物資的保管要根據(jù)各種物資的不同種類及其特性,結(jié)合倉庫條件，用不同方法分別存放，既保證物資免受各種損害，又保證物資的進出和盤存方便。

　　第二十二條 對于某些特殊物資如易燃、易爆、劇毒等物資,應(yīng)指定專人管理，并設(shè)置明顯標志。

　　第二十三條 建立和健全出入庫人員登記制度，入庫人員均須經(jīng)過倉管員的同意，并經(jīng)過登記之后，方可在倉管員的陪同下進入倉庫,進入倉庫的人員一律不得攜帶易燃、易爆物品，不得在庫房內(nèi)吸咽。

　　第二十四條 倉管員應(yīng)嚴格執(zhí)行安全工作規(guī)定，切實做好防火、防盜等工作，定期檢查維修避雷和消防等器材和設(shè)備，保障倉庫和物資財產(chǎn)的安全。

　　第二十五條 倉管員工作調(diào)動時，必須辦理移交手續(xù)，由財務(wù)領(lǐng)導進行監(jiān)交，表上簽名，只有當交接手續(xù)辦妥之后，才能離開工作單位。

　　第二十六條 未按本規(guī)定辦理物資入、出庫手續(xù)而造成物資短缺、規(guī)格或質(zhì)量不合要求的和賬實不符，倉管員應(yīng)承擔由此引起的經(jīng)濟損失，財務(wù)經(jīng)理應(yīng)負領(lǐng)導責任。
　　出入庫管理規(guī)定篇3
　　一、目的

　　為了規(guī)范公司庫房管理，器材出入庫工作科學化、規(guī)范化，特制定本流程。

　　二、定義

　　器材是公司向客戶銷售或配送的設(shè)備和耗材。

　　三、出庫管理

　　1、市場部、培訓部、客服部向倉庫送達提貨單的時間為每日9時、13日兩次，倉庫管理員根據(jù)工作需要，向部門經(jīng)理提出申請，可以調(diào)整上述提貨單到達倉庫的時間;

　　2、倉庫管理員收到提貨單后進行登記，并分配給相應(yīng)的包裝人員;

　　3、包裝人員進入倉庫進行配貨，貨物配齊后，由倉庫管理人員進行核實;

　　4、倉庫管理人員核實后，包裝人員開始包裝，包裝完畢后，交由倉庫管理人員;

　　5、倉庫管理人員記錄包裝人員包裝業(yè)務(wù)量及客戶名稱備查;

　　6、登記發(fā)運相關(guān)信息，安排將貨物發(fā)運，并在次日上午通知客戶貨物預(yù)計到達時間等相關(guān)信息;

　　7、月底將客戶發(fā)貨聯(lián)交財務(wù)進行帳務(wù)處理，包裝人員包裝量交行政人資部進行工作業(yè)績核算。

　　四、入庫管理

　　詳見《器材質(zhì)量檢驗流程》

　　五、內(nèi)部使用管理

　　1、培訓部或公司其他部門需要使用或借用公司器材，需要經(jīng)辦人填寫用料申請單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，方可到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù);

　　2、倉庫管理人員根據(jù)部門或使用用途分別歸檔，特別是培訓部培訓客戶使用與成品畫制作車間領(lǐng)用需要單獨建立檔案;

　　3、月底倉庫管理人員需將器材內(nèi)部使用申請單一并交由財務(wù)會計進行帳務(wù)處理。

　　六、器材處理

　　1、因項目調(diào)整或其他原因，導致器材不再使用，需要進行變賣或報廢處理，由倉庫管理人員填寫器材《器材處理申請單》;

　　2、《器材處理申請單》經(jīng)部門經(jīng)理簽批后，按簽批意見進行處理;

　　3、被處理器材帳面價值在1000元以上者，盡量集中處理，且需要公司總經(jīng)理簽批，并按簽批意見處理;

　　4、器材處理后獲得的款項直接交總部財務(wù)部，由財務(wù)出納人員開據(jù) 收據(jù) ，并由會計進行帳務(wù)處理;

　　5、月底《器材處理申請單》匯總交財務(wù)會計人員進行帳務(wù)處理。

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檔案出庫入庫手續(xù)是什么

下面是檔案入庫出庫手續(xù)：
入庫：各類檔案入庫前，需由各科室業(yè)務(wù)人員相互檢查卷宗質(zhì)量，填寫“檔案入庫登記表”，將歸檔卷宗交業(yè)務(wù)科室負責人抽檢；業(yè)務(wù)科室負責人應(yīng)按歸檔要求和技術(shù)標準對預(yù)入庫卷宗的整理情況和管理系統(tǒng)中卷內(nèi)條目著錄情況進行對應(yīng)檢查，確保歸檔卷宗規(guī)范、達標；檔案館負責業(yè)務(wù)工作的副館長應(yīng)核對抽查情況。各檢查環(huán)節(jié)經(jīng)手人在“檔案入庫登記表”上簽字后，方可向庫房管理人員辦理檔案入庫交接手續(xù)。
出庫：因特殊情況需要調(diào)出檔案，應(yīng)由調(diào)檔人員持單位證明、介紹信或《調(diào)檔函》到檔案館庫房管理部門填寫《檔案出庫使用單》，寫明使用目的，由庫房管理科室負責人簽字，方可調(diào)出使用，但原則上不允許將檔案移出檔案館。其他任何人不得擅自將庫存檔案拿出庫。

如何用EXCEL表實現(xiàn)檔案出入庫及庫存動態(tài)管理

首先需要你初步明確以下幾個問題，以excel表格表達出來，這樣目標就明確一些：

1、檔案庫存管理，需要管理哪些元素（如檔案號、名稱、歸檔日期....）；

2、檔案入庫、出庫明細有哪些元素（列出你所關(guān)心的、或必要的）；
3、列出一個你所希望達到的一個結(jié)果明細表（只是理想中的結(jié)果，不需要公式和過程）；
請列出以上需求元素和表。

檔案管理流程

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等流程。
1、檔案接收
通過配置OA流程，該歸檔的文件自動歸檔檔案到接收庫；同時與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，自動歸檔合同數(shù)據(jù)。
所有檔案，檔案管理員均可通過新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統(tǒng)，完成著錄項填寫后歸檔至檔案庫。審批完成后進行實體移交和檔案上架，檔案正式生效。
2、檔案整理
規(guī)范化檔案錄入，業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息著錄項定制，歷史流程內(nèi)容自動歸檔。
3、檔案整編
依據(jù)國家檔案分類標準，建立分類的標準以及各類檔案的整理方式，規(guī)范化建立檔號規(guī)則。
4、檔案查詢
通過系統(tǒng)能夠快速定位所需內(nèi)容，提高檔案利用率。
5、檔案借閱
泛微文書定實現(xiàn)在庫檔案借閱，借閱審批，出入庫管理全過程數(shù)字化管理，確保檔案借閱有記錄、可追蹤。
6、檔案銷毀
通過在系統(tǒng)設(shè)置檔案保管期限，檔案到期系統(tǒng)自動提示，可審批銷毀清冊。
7、庫房管理
為了確保對實體檔案進行規(guī)范化管理，文書定可以協(xié)助統(tǒng)一維護組織內(nèi)部的實體庫房，包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等，在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等，方便進行流程化管理和操作記錄。

檔案管理辦法

檔案保管辦法的具體內(nèi)容包括：
( 1) 日常性的保管與保護工作。它包括溫濕度的觀察監(jiān)測、庫房清潔、庫房的安全保衛(wèi)和企業(yè)檔案的人柜上架整理等。
( 2) 預(yù)防性的保管與保護工作。主要指針對企業(yè)檔案的防火、防潮、防高溫、防盜等采取的維護措施。
( 3) 搶救性的保管與保護工作。主要指對破損或載體變質(zhì)的企業(yè)檔案進行的修補、復制等。
( 4)條件性的保管與保護工作。主要指庫房的規(guī)劃建設(shè)與使用、企業(yè)檔案裝具的挑選及設(shè)備的購置與維護等。
庫房管理工作是企業(yè)檔案保管工作的主要內(nèi)容，是檔案保管工作的基礎(chǔ)，因而只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的順利進行創(chuàng)造必要的條件。
一、檔案庫房的布局
庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫房區(qū)間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的企業(yè)檔案應(yīng)盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫房門口及樓梯間；業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的企業(yè)檔案應(yīng)放在靠近辦公室的房間里。
庫房房間較多的企業(yè)檔案部門，應(yīng)編制庫位號及庫位索引，進行定位管理。庫位號一般由房間號、柜架號及擱板號構(gòu)成。其中柜架號自房間入口處計，從左到右依次編排；擱板號以一組檔案柜架為準，從上到下依次編排。確定了庫位號后，就應(yīng)在此基礎(chǔ)上制成庫位索引。
二、檔案架( 柜) 的排放和編號
庫房中的檔案架( 柜) 的排放，應(yīng)符合下列幾個要求：
1. 排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的架( 柜) 子，則應(yīng)適當分類，盡可能做到整齊一致。
2. 有窗庫房的架( 柜) 子的排列，應(yīng)與窗子垂直，以避免強烈光線直射；無窗庫房的架( 柜) 子的排列，縱橫均可但應(yīng)注意不要有礙通風。
3. 架( 柜) 子排列應(yīng)最大限度地利用庫房的地面與空間，并要便于檔案的搬運和取放，不宜太松或太緊。
三、檔案的存放和全宗排列
企業(yè)檔案存放應(yīng)按全宗進行，一個全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。庫房內(nèi)各個全宗單位應(yīng)進行系統(tǒng)排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個全宗內(nèi)的案卷的排列次序時，必須嚴格地按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯(lián)系。
當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架( 柜) 及其“欄”、 “格”的編號次序進行。
企業(yè)檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案( 如卷皮質(zhì)軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等) ，通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護檔案。
平放檔案時，為了取放方便和避免文件承擔過重的壓力，堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。
四、建立全宗卷
在企業(yè)檔案管理工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，即稱為“全宗卷”。
全宗卷是在企業(yè)檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯(lián)系，是對全宗進行整理、鑒定、統(tǒng)計、提供利用以及進一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案的重要依據(jù)，是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨集中，按全宗順序保管。
五、溫、濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生管理
科學地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，是做好企業(yè)檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務(wù)，必須按照檔案保護的技術(shù)要求，建立庫房管理制度，堅持進行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。
六、保衛(wèi)和保密管理
檔案是企業(yè)的文化財富，其中許多是機密性的。企業(yè)檔案工作人員必須時刻提高警惕，加強庫房的各項保衛(wèi)保密工作以保證檔案的安全。檔案庫房一定要有嚴密的管理制度。庫房管理人員首先應(yīng)做好防盜，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫房管理人員，未經(jīng)批準，不得隨便入庫。珍貴的、絕密的檔案應(yīng)放入保險柜，在專門的地點保存。出入庫房的檔案應(yīng)進行仔細的清點和登記。
在企業(yè)庫房管理工作上還必須杜絕一切失密的可能，管理人員非因工作不得談?wù)摍n案內(nèi)容。關(guān)于庫房內(nèi)檔案的存放狀況和管理制度的具體內(nèi)容，也應(yīng)列入企業(yè)檔案室的保密范圍。
七、防火的管理
企業(yè)檔案管理部門必須建立防火制度，并把防火作為經(jīng)常性的重要任務(wù)之一。防火工作的管理主要體現(xiàn)在三個方面：
1. 加強檢查，消除一切發(fā)生火災(zāi)的可能性
要定期檢查電氣設(shè)備，有毛病的立刻修理。庫房內(nèi)應(yīng)嚴禁吸煙，忌用移動式的火燭。規(guī)模大的庫房，一般應(yīng)安裝避雷針。
2. 做好滅火的準備
有條件的地方，可安裝自動滅火設(shè)備或消防栓。一般均應(yīng)備有滅火工具、沙箱和充足的水源，這些都應(yīng)設(shè)在便于取用的地方。在檔案工作部門要經(jīng)常進行防火教育，學習有關(guān)的理論知識和技術(shù)方法。
3. 擬制檔案搶救方案
即根據(jù)檔案的重要程度、機密程度和庫房的內(nèi)外條件，擬出一個方案，規(guī)定搶救檔案的先后次序、搬運路線、搬運方法、人力及設(shè)備。還可設(shè)想發(fā)生火災(zāi)的幾種可能性，擬出幾個方案，以備萬一發(fā)生火災(zāi)時可指揮有序，搶救出最貴重的檔案，并避免在搶救過程中發(fā)生散失和失密現(xiàn)象。
八、檔案在搬動中的保護
由于種種原因，庫內(nèi)檔案有時需要搬動，在搬動過程中常常遭到不同程度的機械磨損和污染，因此，應(yīng)注意檔案在搬動中的保護措施。
在庫房內(nèi)搬動數(shù)量較多的案卷時，必須準備一定的工具，如小型的手推車、案卷托板等。如果不使用搬運工具，那么每次搬動的案卷不要太多，以免損壞檔案。有的檔案如需要捆扎搬運，應(yīng)注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放檔案必須輕拿輕放，防止搓揉、擠塞或撕裂檔案。整理、捆扎和暫放檔案的位置與條件等均應(yīng)注意選擇。
做好搬動中的保護工作，除了物質(zhì)和技術(shù)措施以外，特別重要的是，要求檔案管理人員有高度的責任心和踏實細致的工作作風。不負責任、粗枝大葉是搬動中發(fā)生機械磨損和污染的主要根源。
九、檔案的安全檢查
定期和不定期地對檔案進行檢查，是企業(yè)檔案管理工作中的一項重要工作。只有細致地檢查，才能確切地了解檔案安全保管的程度，從而采取有效的措施改善保管條件，制止檔案被繼續(xù)損壞。檔案的定期檢查，可根據(jù)本部門的具體情況而定。不定期的檢查，應(yīng)在下列情況下進行：水災(zāi)、火災(zāi)之后；發(fā)現(xiàn)檔案遺失或被盜竊后；對某些檔案( 如利用頻繁的部分) 是否遺失發(fā)生懷疑時；發(fā)生蟲害、霉爛、水濕等現(xiàn)象時。
檢查方法，最基本的是以登記的簿冊與實際檔案進行對照和檢查人員的實地觀察，為此檢查人員應(yīng)當由比較有經(jīng)驗的人來擔任。
檢查時必須有檢查記錄，記錄應(yīng)以全宗為單位進行，最后應(yīng)根據(jù)記錄做出檢查報告。檢查工作完畢后，對檢查出的問題，應(yīng)仔細進行研究，做認真的處理，必要時對某些制度做適當?shù)男薷摹?/p>

檔案管理制度

轉(zhuǎn)載以下資料供參考
文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則
第一條 為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：
1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。

二、聲像檔案管理辦法

(一)總則
第一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。

第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。

第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
2.各級領(lǐng)導人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；
3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
6.其它具有保存價值的聲像資料。

第五條 收集時間
1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。

第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；
3.聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。

第七條 聲像檔案資料的征集
1.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料；
2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。

第八條 聲像檔案費用的報銷
本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。

(三)聲像檔案的整理〖HT〗
第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。

第十一條 分類、編號
1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。

第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

第十三條 文字說明的編寫
1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫文字說明的要求：
(1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；
(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：
(3)文字簡潔、語言通順；
(4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。

第十四條 編制格式
1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。

第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2.卷內(nèi)目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。
3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。

第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。

(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。

第十八條 保管條件
底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；
照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。

第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。

第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導審批，登記造冊。

第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。

(五)聲像檔案的開發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。

第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。

第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。

第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。