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科技檔案的收集與整理【1】
摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學技術檔案，是科學技術和社會文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產物，是人類社會進步的一個重要標志。
本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。
關鍵詞：科技檔案 收集 整理
馬克思說：“機器生產的發(fā)展，要求自覺地應用自然科學。”生產力中也包括科學，因此可見、科學技術是第一生產力。
既然科學技術檔案是生產力的重要構成部分，科技檔案情息管理通過開發(fā)利用可轉化為現實的生產力，能夠在經濟和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。
科技檔案，即科學技術檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學技術的產生而產生。
隨著科學社會化和社會科學化的趨勢日趨明顯，科學技術已經滲透到社會的各個領域。
因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來。
一、科技檔案的收集工作
1.科技檔案的收集
科技檔案是開展科技檔案管理的物質基礎，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。
因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業(yè)務管理工作中占有重要的地位，是一個關鍵性的工作環(huán)節(jié)。
做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協助與指導還不夠，還需要檔案部門明確其指導思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。
科技檔案收集，就是基層科技檔案機構和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業(yè)務活動。
其包括：基層科技檔案機構的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。
由于現階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應，也有接收、征集、征購三種方式。
2.科技檔案的收集的要求
遵守國家的相關法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。
任何企事業(yè)單位的科技檔案都應該由科技檔案部門依法進行收集，實行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統(tǒng)一管理的基礎。
遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。
基層科技檔案機構的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發(fā)生了性質的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。
由于科技檔案是伴隨著各項科技生產活動有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。
保證科技檔案的完整、準確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質量的重要“關口”，只有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應有的作用。
3.基層科技檔案機構的收集
3.1科技檔案機構的收集渠道
部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務科研成果檔案，單位人員非職務活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產權的角度看，也應歸個人所有的;收集外單位轉讓或移交的科技檔案對于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。
因此，基層科技檔案機構在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。
3.2基層科技檔案機構的收集方法
科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。
基層科技檔案機構圍繞這個目標，再根據不同的收集渠道，應采用靈活多樣的收集方法。
科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。
為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。
要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據人的心理活動規(guī)律，加以疏導和激勵。
在此過程中，除了要調動科技人員的積極性之外，更應當在收集工作中實行嚴格的監(jiān)督控制。
科技檔案進入檔案部門之后，發(fā)現不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。
4.科技專業(yè)檔案館的收集
科技專業(yè)檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務。
這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機構在收集對象及其范圍方面的不同。
它的收集要本著價值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來進行工作。
二、科技檔案的整理
整理，是科技檔案進入檔案部門后經歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。
科技檔案整理的內容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。
整理工作，是科技檔案業(yè)務建設的中心環(huán)節(jié)。
整理是科技檔案實行科學管理的基礎。
科技檔案的整理，其實質就是對科技檔案進行有序的組織。
前蘇聯學者列夫涅爾說：“并不是每個系統(tǒng)都是可控的。可控的必要條件是該系統(tǒng)是有組織的?！彼砸ㄟ^對科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達到對科技檔案實體的控制。
整理是科技檔案查找利用的前提。
科技檔案是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響到對它的利用。
經過科學整理，科技檔案就能夠保持內部相互之間的有機聯系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。
科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統(tǒng)。
為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構和科技專業(yè)檔案館，都應根據庫藏科技檔案的實際情況，編制科學的、切實可行的科技檔案分類方案。
科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件。
它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。
同時，科技檔案分類方案提綱挈領地反映了庫藏的全部內容。
我們知道，一切科技生產活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的經驗(科技檔案)，往往是后階段科技和生產活動的憑據。
生產技術越復雜，現代化程度越高，越離不開科技檔案。
科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。
參考文獻：
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[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業(yè)科技，2007(04).
加強科技檔案的收集與管理【2】
【摘 要】隨著科學技術的迅猛發(fā)展，科技檔案的種類和數量日益增多，如何收集管理好檔案信息資源，以滿足科技人員的需求，是我們檔案工作者的首要任務。
【關鍵詞】科技檔案 收集 管理
1.科技檔案收集與管理的重要性
科技檔案是指在科學技術研究中形成的具有一定價值的科研項目、產品、基本建設、設備儀器等檔案，是具有保存和參考價值的科學技術資料，對本單位的發(fā)展起著重要的作用。
1.1科技檔案是科技活動的真實記錄
科技檔案反映了一個單位的科研、生產活動的全過程，是科研、生產發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動結晶。
它能為科技人員在進行管理、科技決策、技術交流、經驗總結、推廣應用等方面提供信息和依據。
科技檔案是寶貴的無形資產，蘊藏著巨大財富，它在產品制造、設備維修、設施擴建中為工程技術人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。
同時，它還能促進生產發(fā)展，提高知識創(chuàng)新能力，新產品開發(fā)能力和同行業(yè)的競爭力。
1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內容
檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。
由此可見，強調對產生的文件材料進行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學發(fā)展提供服務。
2.科技檔案收集與管理存在的問題
2.1對科技檔案的重要性認識不夠
目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時，收集不齊全的情況較為普遍。
倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進一步開展打下良好的基礎，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個單位發(fā)展的效率與效益。
2.2沒有法制意識和長期規(guī)劃
由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動性。
目前，我所還沒有形成完全主動歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項檔案部門的工作，僅僅是為了應付上級領導而匆匆歸檔。
3.做好科技檔案收集與管理工作的意義
3.1增強檔案意識，做好收集管理工作
要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認真學習、貫徹《檔案法》。
《檔案法》中規(guī)定，“對國家規(guī)定的應當立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有”。
這就從法律上明確了應該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。
檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動地做好科技檔案的收集與管理工作。
檔案工作是伴隨著科研工作而進行的企業(yè)主動行為，因此，要以主動的服務來促進檔案收集工作的進行，以跟蹤服務來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實。
3.2建立專兼職檔案工作人員網絡，敦促檔案產生部門歸檔
《檔案法》規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，以維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。
這個原則是我國多年檔案管理經驗的積累與總結，也是被檔案工作實踐證明是行之有效的，必須全面理解，認真落實。
要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領導分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機構，建立一支人員結構合理、業(yè)務精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊伍。
把檔案工作人員網絡建設到科技檔案形成的各個部門，在這些部門設置兼職檔案員，并將其進行培訓，使他們成為部門檔案收集工作的實行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動為主動。
3.3加強科技檔案活動全過程的收集與管理工作
科技活動是長期、連續(xù)不斷進行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進的發(fā)展中不斷產生的。
科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。
因此，為了提高科技檔案收集工作的質量，在項目開展工作之際，應及時地將科技檔案管理要求傳達到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準確性。
科研工作的最終目的是將科研轉入生產。
這一階段應重點做好科研總結、使用說明書、成果照片、成果申報表、鑒定證書，以及課題論證報告等的收集工作。
這樣，由于文件資料產生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應及時主動、有目的、有計劃地按照工程、項目的進度做好文件材料的收集工作。
因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責，落實到人。
一、科技檔案保管的方法與要求
1、科技檔案保管工作
科技檔案保管工作，是在科技檔案的日常管理中，創(chuàng)造適合科技檔案保管的條件和環(huán)境，妥善保護科技檔案，建立和維護良好的科技檔案庫藏秩序的科技檔案業(yè)務工作。
2、科技檔案保管工作的內容
3、科技檔案的保管條件和防護措施
4、科技檔案的保管方法和要求
① 底圖檔案的保管
底圖具有復制的功能，其采用特殊的原材料和工藝措施，造成不利于底圖的耐久性，底圖的保管要求嚴禁折疊，在選擇特制的底圖柜存放。
存放方法：
一種是平放，即按整理順序將底圖平放在多層抽屜的底圖柜中，是比較好的保管方法。
二種是卷放，即將底圖按套或按卷卷成筒狀放在底圖柜中，卷放不方便取放，會增加底圖磨損。特大特長幅面的底圖以卷放方式較好。
總之，應保證底圖不撕、不折、不受擠壓以及盡量減少磨損。
② 藍圖及復印圖的保管
藍圖及其他復印圖的制成材料，機械強度較好，特別是藍圖幅面大小不一，應采取折疊組卷的保存方法。
藍圖以“手風琴”式折疊成A4圖紙幅面大小，折疊時右下角的標題應顯示，以便查閱，如需裝訂，左邊應空出裝訂線。折疊后用檔案盒進行保存。
③ 感光材料的保管
科技檔案中的感光材料主要有底片（膠片）和照片，其中以底片的保存更為重要，因為底片是母片，一旦損毀就無法制作照片。
具體方法：
1、采用密封保存，放在隔熱、密封容器內。
2、底片平面應與水平面垂直。
3、底片應分類存放，如母片與復制片、永久與非永久保存的。
4、每隔一至兩年進行檢查，發(fā)現異常應及地處理。
5、保管條件，溫度13～15℃，溫度35%-45%，彩色應低于2℃。
④ 磁性材料的保管
磁性材料主要是指錄像帶、錄音帶和機讀文件。
主要保管方法是：
1、防磁，將磁帶放入金屬柜中保存，遠離磁場，周圍不能有變壓器、電動機、電視機等電氣設備。?
2、磁帶要平放，且不要疊壓太多。
3、定期檢查，磁帶6-12個月重新卷繞一次，發(fā)現問題應及時轉錄，機讀文件每3-5年復制一次。
4、長期不用的磁帶再加隔磁材料卷繞，防止磁帶互相磁化。
⑤ 科技檔案庫房管理
庫房是保管科技檔案的場所，為了合理利用庫房面積，便于對科技檔案的存放和查找，提高科技檔案工作的效益，應加強庫房管理。
庫位管理：
供存放科技檔案的空間位置稱為庫位，庫位管理的任務是規(guī)劃庫房的使用面積和柜架數量，對庫房進行合理布局，以便對科技檔案實行定位管理。
柜架排列：
柜架是庫房內存放檔案的設備裝具。應遵守以下要求：
1、各種柜架應分類集中。
2、柜架排列應與窗戶垂直，與墻壁保持一定距離，防止陽光直接照射，避免外溫、濕度對檔案的直接影響。
3、柜架之間通道保持0.9米—1.2米寬度，便于管理和通行，充分利用庫房面積。?
4、每層柜架的隔板或抽屜，應標明科技檔案的類別和檔案號。
5、對于使用密集架設備，應充分考慮庫房建筑的荷載量。
檔案排架：
根據預定的排架方法，將科技檔案案卷上架排放實行定位管理。
排架方法有：
① 流水排架法，分為大流水排架和小流水排架（分類流水排架）兩種，大流水即不分種類和類別，按入庫先后順序混合排列。小流水排架（分類流水排架）在種類和類別下再實行流水排架，如先分產品檔案、設備檔案、科研檔案、基建檔案等，再按接收的先后順序排架，或按年度分開，再實行年度內流水排架。
② 分類排架法，是在科技檔案實體分類的基礎上，再按照科技檔案的類別、項目及項目內案卷排列。
根據預定的排架方法，將科技檔案案卷上架排放實行定位管理。
排架要求：
① 采用從下到下，從左到右的順序排列，以方便管理。?
② 保持適宜的飽和度，過擠增加案卷的摩擦，結構影響庫位的利用。
出入庫管理：
庫存科技檔案總是處于流動和變化的狀態(tài)，應隨時掌握科技檔案的庫藏情況，如借出數量、借閱數量、移出數量、封存數量、銷毀數量等。
二、科技檔案保管制度
科技檔案保管制度是完成科技檔案保管任務的依據和控制手段，是檔案管理制度的組成部分。主要包括：
如何進行檔案整理
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。
檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。
全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。
按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。
二、檔案的分類和大類設置辦法
(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。
(二)各類內檔案的分類辦法
1、文書檔案分類有4種方法
(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：
(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。
(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。
3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。
4、會計類檔案分類有2種方法
(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。
(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。
5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;
6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;
7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。
8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。
三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制
(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.
(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。
(三)案卷(件)號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內在聯系。
A.時間聯系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：
(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。
(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。
(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。
(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B.來源聯系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C.內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。
(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。
(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。
(3)根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年
B、會計檔案。
(1)會計憑證：保管15年。
(2)會計帳?。含F金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。
(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。
(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年
。
C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。
E、音像、電子、實物檔案：永久。
F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。
1、重視企業(yè)科技檔案的收集和整理工作，建立科學的歸檔工作流程
1.1做好科技檔案的收集工作
收集工作是做好檔案管理工作的支點，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保障科技檔案系統(tǒng)、完整、準確的有效渠道。根據各個企業(yè)的不同的科技活動的特點和步驟，檔案管理人員要在檔案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。
1.2遵循科技檔案形成的規(guī)律完成整理立卷工作
科技檔案是伴隨著科技生產活動有規(guī)律形成的，科技檔案的整理、立卷是檔案管理過程中的一個承前啟后的重要環(huán)節(jié)，它連接著科技生產活動和檔案管理的活動。科技檔案的管理人員要熟悉科技檔案的形成過程，掌握其形成規(guī)律，在規(guī)律的指導下開展檔案的整理、立卷工作。
1.2.1立卷工作要遵循幾個要求：
?。?）案卷內的科技文件內容必須準確反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的真實情況；
（2）案卷內科技文件應齊全、完整；
?。?）案卷內科技文件的載體和書寫材料要符合耐久性要求。
1.2.2科技文件管理人員組卷時應本著這樣幾個原則：
?。?）產品、設備儀器文件，按其反映的不同部件、結構、系統(tǒng)分別組卷；
?。?）基建工程的文件，按其反映的不同專業(yè)，分別組織案卷；
?。?）科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段分別組卷；
?。?）產品、設備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。
1.3建立科學的歸檔流程
各個企業(yè)由于其科技生產的內容和規(guī)律不盡相同，形成的科技檔案管理流程也各有不同。一般工期較短的項目可以待項目完工后，由項目部的文件管理人員按照企業(yè)的檔案管理相關規(guī)定整理、立卷，經企業(yè)檔案管理部門審核后，一次性完成歸檔移交工作；如遇工期較長的項目，檔案管理部門可與項目執(zhí)行部門協商，按照工程的進度情況，按階段歸檔，即一個階段完成后，項目部的文件管理人員按照檔案制度管理規(guī)定整理、立卷，經檔案管理部門審核后，移交歸檔，完成階段性歸檔工作。
企業(yè)科技檔案的相關管理人員要積極主動的采取行動，了解掌握本企業(yè)的科技生產活動特點，結合實際情況，經常督促有關人員及時將科技生產中形成的相關資料收集、整理、立卷，按照企業(yè)檔案有關要求歸檔；協助科研生產部門制定文件材料的歸檔范圍，重點關注驗收、鑒定等相關資料收集的工作環(huán)節(jié)，加強對檔案形成過程的控制，把握好歸檔流程的各個節(jié)點，根據本企業(yè)的實際情況，按照檔案管理的科學規(guī)律制定合理的管理流程，保障資料齊全、完整，不斷豐富、完善檔案館藏。
2、企業(yè)科技檔案的利用
2.1、科技檔案的利用對企業(yè)發(fā)展的重要性
進入信息社會以來，信息尤其是科技信息的生產、收集、整理、利用、開發(fā)能力，已成為一個經濟實體、一個國家強盛的標志。企業(yè)科技檔案是企業(yè)信息力的重要組成部分。我們對企業(yè)科技檔案的利用主要體現在以下幾個方面：（1）有效利用企業(yè)科技檔案，可節(jié)省人力成本，促進全社會生產力的提高。科技檔案作為一種潛在的生產力，只能通過利用才可發(fā)揮作用。（2）從戰(zhàn)術的角度利用企業(yè)科技檔案，可增加科技檔案存量，形成科技檔案價值的開發(fā)利用的良性循環(huán)?？萍紮n案的價值可以通過對其開發(fā)利用對其進行保值、增值，一方面提高全社會的生產力和勞動效率，另一方面，也體現在為新的科技檔案的產生和科技檔案存量的總體增長，因此開發(fā)利用科技檔案價值的過程也就是一個使科技檔案存量增長的過程。
2.2、開發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的
科技檔案的利用服務是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標準，科技檔案的開發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案工作的各項基礎管理的同時，應把主要精力放在科技檔案的服務利用上。
2.2.1.積極主動參與企業(yè)的生產經營和管理，把企業(yè)各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項工作的動態(tài)，及時提供和介紹企業(yè)各相關工作所需的檔案資料，使檔案的技術和管理功能在各項生產經營、科技研究等活動中實現，提高經濟效益。
2.2.2.應用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應用激光掃描、縮微技術將重要科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網絡傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。
2.2.3開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應用，檔案管理人員應學會專題史料編制等，提高科技檔案管理效率；同時還應根據生產經營、科技開發(fā)等需要，深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，為領導決策、各部門日常工作提供決策依據和參考資料。
3、科技檔案開發(fā)利用的新觀念
隨著商品經濟的發(fā)展，人們對信息的依賴和需求也越來越大，因而技術市場應運而生。在這種形勢下，積極開發(fā)科技檔案信息，既能促進社會主義市場經濟的發(fā)展和經濟體制的改革，又能適應把企業(yè)推向市場的需要，使企業(yè)成為社會主義商品生產者和經營者。
3.1 轉變舊觀念 科技檔案部門收集、保管、開發(fā)利用科技檔案的目的，是為科技、生產及其管理活動提供條件和依據，也只有在被利用的過程中，才能體現科技檔案工作的價值。
多年來，企業(yè)科技檔案工作基本上屬于內部服務型、無償服務型和保管服務型。隨著社會的進步，那些直接反映經濟情況或經濟建設的科技檔案的利用將越來越多、越來越迫切，檔案工作者，不但要切實樹立一種開放的、主動為企業(yè)提供服務的、注意經濟效益的新觀念，而且要從思想上、行動上實現轉變。
3.2 端正服務態(tài)度 科技檔案工作應圍繞經濟建設這個主戰(zhàn)場轉變服務觀念，摒棄單純的“看攤守堆”和“坐等上門”的觀念，應深入生產第一線，主動去了解科研、設計、生產、管理工作中的實際需要，開發(fā)出科技檔案的信息資源。檔案工作人員在做好日常檔案接收、管理和提供利用的同時，要及時了解決策層和科技人員對檔案資料的需求狀況，結合本單位具體情況采取定期出成果通報、專題匯編、目錄開放等方法，使檔案部門由你查我調!的被動式服務轉變?yōu)橹鲃臃眨闪闵⑻峁┺D變?yōu)橄到y(tǒng)提供。
3.3 服務目標多樣化 檔案信息服務的方式要多樣化，根據具體情況開展咨詢服務、跟蹤服務、定向服務，送科技上門，送信息到家，盡可能滿足企業(yè)各部門對科技檔案信息利用的不同需求。
在知識經濟時代，科技檔案信息服務的內容更加豐富，服務的目標由單一型轉向多樣型；既要不斷滿足知識經濟發(fā)展的需求，又要滿足企業(yè)經濟拓寬和發(fā)展的需要。這就要求在傳統(tǒng)服務的基礎上，深化科技檔案信息服務的內涵。應從本單位科技檔案信息資源出發(fā)，確定企業(yè)科技檔案信息的服務方向，積極開展網上信息檢索與利用服務，積極開展重點工程館藏的數字化工作，構建起全方位、深層次的服務格局。
3.4 服務手段現代化 要做好檔案工作，開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)生產提供快捷的優(yōu)質服務，檔案人員還必須不斷提高自身的業(yè)務素質，不僅要有較強的信息意識，而且要有管理檔案的業(yè)務知識和一定的專業(yè)知識。因此每個檔案工作者都必須不斷更新知識，才能適應時代的要求，才能推動檔案工作向前發(fā)展，真正做到深化了工作、服務了企業(yè)、貢獻于社會。
3.5 科技檔案工作應適應市場的需求 當前，在大型施工單位全面走向市場經濟，按現代企業(yè)制度要求進行改制改革時，可以看到存在的一個問題：即科技檔案產生于本單位，使用于本單位，而缺乏社會交流。造成該問題的原因有兩個：一是科技檔案工作一直按傳的封閉意識和工作方法運作；二是社會缺乏科技檔案的流通機制。其結果是：科技檔案的用不是服務于社會，而是僅限于本單位查閱。也就是說，科技檔案所蘊藏的科技生產力沒有被釋放到社會中去，沒有進入市場。
市場經濟的建立和完善，為科技檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了一個良好的環(huán)境和大好的機遇。把保管檔案的庫房變成適應市場的信息中心，用現代科技信息為企業(yè)和社會服務。
如何整理檔案
機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
一、檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。
二、檔案整理的文件范圍是：
凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。
全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。
按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
三、檔案的分類原則：
以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
一、收集方法
一列入、一同步、一參加、一把關
1、一列入：明確基建、設備、科研等業(yè)務管理部門的崗位職責，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責范圍，并責任到人。
2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產、科研、設備管理活動同步進行。
（1）事前介入。在與有關單位簽訂協議合同時（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位），應對科技檔案的套數、費用、質量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據。
（2）事中監(jiān)督。本單位要負責組織、監(jiān)督和檢查有關單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理。
3、一參加：檔案人員參加基建項目竣工驗收會和設備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現場形成的文件材料和設備開箱后的隨機材料進行現場收集。
4、一把關：把好外出人員帶回材料的收集關
圍繞基建項目、設備選購等活動外出開會、學習培訓帶回的各種文件要及時向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報銷差旅等有關費用（此項規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關）。
二、歸檔范圍
三、歸檔要求
1、歸檔的文件材料應為原件。
2、歸檔的文件材料內容必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
3、文件材料應采用耐久性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復印。
4、文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
5、圖紙應折疊或A4（297×210mm）幅面，所有竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄露在外面，竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥。
6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產品。
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